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Gestion de projet internet – #1: mesurer mesurer mesurer !

Beaucoup de marketeurs fuient la Business Intelligence / Web Analytics à cause de ce petit côté « matheux » et du Master en tableaux croisés sous Excel qu’on lui associe. Pourtant, suivre le trafic et les tendances d’un site reste la meilleur manière de d’optimiser sa présence afin d’atteindre les objectifs que l’on s’est fixé.

Première étape: Mesurer

N’en déplaise aux anciens, les longs rapports listant des milliers de lignes de données pas vraiment « actionables » n’ont plus la côte. La nouvelle donne veut des taux mesurables représentant les impératifs du business. On sent bien que la maturité du secteur a pris les rennes !

Avant de vous lancer dans la capture de tout ce qui est mesurable, on va donc commencer par se demander ce qu’on veut mesurer, ce qui a du sens par rapport à sa propre activité. L’industrie reconnaît ces mesures sous le nom de Key Performance Indicators (KPI).

Quel type de site avez-vous ?

Dans la plupart des cas, les KPIs sont les mêmes de sites à sites, quelle que soit l’industrie; ils varient en fonction du positionnement, du rôle de votre site. Un site de ecommerce et une encyclopédie en ligne n’auront pas la même définition du succès et ne partagerons donc pas les mêmes indicateurs.

Comme pour toutes catégorisation, il existe de nombreux cas qui peuvent légitimement tomber dans deux ou tris catégories. Les sites portail, les sites à fort trafic, les sites de constructeurs (notamment IT) ont souvent plus d’un facteur de succès. L’idée restera pourtant la même : quel est le but du site ? La manière de le mesurer en découlera naturellement.

Comment choisir ses indicateurs de performance (KPI)

La société Omniture dresse une liste assez solide des KPIs standards pour chaque profil de site. Ce tableau n’a rien d’exhaustif mais il aura le mérite de donner un aperçu des classiques.

Gestion de projet internet - #1: mesurer mesurer mesurer ! -

Il ne s’agit pas non plus de faire une compétition à celui qui aura le plus d’indicateurs. J’utilise toujours quelques questions pour faire le tri ou pour rajouter des KPIs:

  • Est-ce « actionable » ?
    • Ne vous encombrez pas de KPIs représentant des activités sur lesquelles vous n’avez pas d’influence !
  • Est-ce en phase avec les directives de la société ?
    • Si le plan marketing vise à augmenter la fréquentation du site de 15% d’année en année, ce ratio doit être représente et suivi.
  • Est-ce pertinent à court et moyen terme ?
    • Dans l’idée du premier point, un KPI n’a pas de raison d’être s’il est un tendance à un an. Mesurez plutôt les actions à court et moyen terme qui permettront d’atteindre cet objectif long terme.
    • Sur le rapport semestriel / annuel, vous pourrez utiliser des KPIs ayant une perspective plus longue.
  • Est-ce que cela couvre tous les aspects de l’expérience client ?
    • J’en parlais plus haut, un site de constructeur IT doit couvrir 3 thématiques (Learn / Buy / Use), on cherchera a mesurer ces 3 étapes en ne perdant pas de vue l’objectif final.

La liste de ces indicateurs de performance doit réellement coller à votre activité. Ne cherchez pas à intellectualiser, on cherche ici à prendre le pouls hebdomadaire, quotidien ou toutes les 4 heures afin de mieux piloter le site, la campagne.

Et vous, quels sont vos critères de succès ?

Greg

Sommaire:

Episode #1: mesurer mesurer mesurer !
Episode #2: le tableau de bord est un outil de communication !
Episode #3: Scénarisez votre reporting !
Episode #4: Optimisez, testez et évoluez !
Episode #5: Innovation et eMarketing

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Gestion de la qualité

Le triangle de la qualité vous aide à gerer vos contraintes

Dans différentes phases de la gestion de projets, il est fréquemment question de redéfinir les paramètres pour mieux s’adapter à des contraintes qui évoluent. L’un des points cruciaux ici est qu’il est question de qualité: comment prévoir l’impact de telle ou telle variable sur la qualité des livrables ?

Visualiser les contraintes

L’image typique utilisée pour représenter la gestion des contraintes est le triangle de la qualité. La forme géométrique bien connue sert à montrer que chaque sommet (périmètre, coût et temps) est à égale distance des deux autres (équilatéral pour ceux qui ont quelques souvenirs).

Les sommets du triangle representent les contraintes de votre projet

On voit bien que si l’on change l’un des paramètres, cela a un impact sur l’ensemble du projet. On peut faire rapide et pas cher, mais en conservant le même scope on va altérer la qualité des livrables. Inversement, on peut faire plus long à périmètre égal -c’est rare- mais cela aura un impact sur le coût. Il faut voir ces sommets comme des curseurs, chacun sur leur axe de valeur. A qualité constante, il faut que les 3 curseurs évoluent dans la même direction (éloignement ou rapprochement du centre)…

Le triangle de la qualité vous aide à gerer vos contraintes -

Qualité de la communication de projet

Il va de soit que cette représentation n’est pas ce qui va vous permettre de piloter, chiffres à l’appui, votre projet. Pour autant, le concept a le mérite d’être assez clair pour le mettre à profit dans le cadre de vos communications à destination du comité de pilotage, de vos clients ou des membres de votre équipe. Un classique pour vos collections de slides powerpoint !

Greg

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Définir Productivité

Gantt et son diagramme

Le diagramme de Gantt est un outil très utilisé en gestion de projet. Il permet de visualiser dans le temps les diverses tâches composant un projet. Il permet de représenter graphiquement l’avancement du projet et par conséquent simplifie la communication et la réactivité.

Cet outil répond donc à deux objectifs : planifier de façon optimale et communiquer sur le planning établi et les choix qu’il impose. Les diagrammes de Gantt sont utilisés dans la plupart des logiciels de gestion de projet tels que Microsoft Project, ganttProject, open Workbench ou TrioProject. Cependant, on pourra tout aussi bien utiliser un fichier Excel satisfaire les besoins les plus communs.

Un diagramme de Gantt avec Excel ?

L’approche la plus simple qui soit du diagramme de Gantt se fera naturellement avec l’un des outils les plus répandu aujourd’hui : un tableur. Par habitude et commodité, je ferais principalement référence ici à Microsoft Excel mais toute autre version similaire vous apportera vraisemblablement les mêmes bénéfices. Dans le cadre d’un vrai travail d’équipe, une version en ligne telle que Google Documents le permet peut avoir beaucoup de sens… mais comme on le verra ici, il n’y a pas de réponse toute faite à l’outil idéal. Tout dépend de ce que vous comptez (en) faire. Pour l’exemple, partons donc avec en tête l’idée de faire un diagramme de Gantt avec Excel. On va donc chercher à représenter visuellement la liste des projets d’une équipe en fonction d’une échelle de temps, disons les semaines du premier trimestre.

Liste de projets

Cette tâche d’apparence toute simple peut s’avérer assez complexe lorsque l’on cherche des informations telles que le coût ou la criticalité d’une action. On ne cherche pas ici à apprendre à pondérer une liste de projet (bien que Gantt puisse vous aider grandement). Dans un premier temps, on limitera notre effort au nom du projet et à son responsable. A partir d’une quinzaine de projets, on cherchera à diviser la liste en programme, chaque programme comprenant plusieurs projets.

Un diagramme de Gantt tres simple avec Excel
Un diagramme de Gantt tres simple avec Excel

Liste de projets pondérés

La version précédente restant assez sommaire, il y a fort à parier qu’après quelques temps, vos partenaires, votre équipe ou votre direction vous demanderont d’ajouter un niveau de détail supplémentaire. En fonction des demandes, vous pourriez avoir tout intérêt à passer sur un vrai outil de gestion de projet comme ceux mentionnés plus haut. Pour autant, avant de chambouler l’existant, ou au pire pour assurer un intérim entre deux versions, Excel peut encore faire beaucoup pour nous.

Diagramme de Gantt sur Excel - version pondere
Diagramme de Gantt sur Excel – version pondere

Imaginons que vous ayez besoin de présenter, argumenter, communiquer autour de vos projets devant un comité. Typiquement, vous aurez besoin de partager le type de projet, leur coût et enfin leur criticalité.

Liste de projets pondérés avec définition des responsabilités

Pour les plus méticuleux d’entre nous, on pourra pousser encore plus loin l’exercice sur Excel. Même si l’exemple ici a plus valeur d’illustration que de recommandation, je voulais creuser les relations qui existent entre un chef de projet et les équipes l’entourant. Pour établir ou mapper ces liens, on va utiliser la méthode RASIC qui permet de formaliser les rôles et responsabilités de chacun dans le cadre d’une action définie.

Diagramme de Gantt sur Excel - version pondere avec RASIC
Diagramme de Gantt sur Excel – version pondere avec RASIC

Si les bénéfices sont encore explicites, je déconseille fortement de creuser plus loin la solution Excel car vous allez à coup sûr rencontrer des conflits entre les différentes versions des membres de votre équipe et la votre… quand le fichier central ne sera pas corrompu. Optez plutôt pour une solution se basant sur Microsoft Sharepoint, Microsoft Project Server ou, dans une autre mesure, pour Google Documents ou Huddle.net.


Fichier Microsoft Excel

Retrouvez le fichier servant aux exemples ici:
https://www.emarketeur.fr/fichiers/diagramme_de_gantt.xls