Toujours dans l’idée de consolider le nombre de prestataires qui constituent votre quotidien, le transfert de nom de domaine est depuis toujours un mal nécessaire. C’est souvent la raison qui motive des pages entières d’insultes visant les hébergeurs et des réaction parfois assez sévères de les clients.
Il existe plusieurs cas de figure en fonction de votre hébergeur d’origine et en fonction du nombre et type de nom de domaine que vous voulez transférer. De manière générale, vous allez suivre les étapes suivantes:
Préparer votre nom de domaine chez votre ancien hébergeur.
Ça parait tout bête, mais allez vérifier que vos informations sont à jour sur who.is. Si vous avez changé d’adresse email ou si vous n’êtes pas le dépositaire du nom, vous vous exposez a des situation horriblement compliquées dans le cadre d’un transfert. Ça ne vous prendra que quelques minutes et ça peut vous sauver des semaine entières. Une très large partie des clients frustrés par leur hébergeur se sont pris les pieds dans le tapis en sautant cette étape simple, ne faites pas la même erreur.
Profitez-en pour débloquer le nom de domaine contre les transferts et récupérer le code d’autorisation de transfert.
Certains hébergeurs ajoutent de précautions supplémentaires comme un filtre anti-spam sur vos adresses de contact utilisées par who.is… ces filtres vous empêcheront évidemment de recevoir les emails qui vous permettront de changer de crèmerie : il faudra donc aussi les désactiver. Dernier point, assurez-vous d’avoir réglé vos factures et d’être en possession de votre nom de domaine depuis plus de 60 jours.
Effectuer la demande depuis votre interface 1and1
La partie la plus simple : allez dans votre interface d’admin 1and1 et cliquez sur « Ajouter un domaine ». Entrez le nom de domaine en question, répondez aux quelques questions validant votre identité et vos moyens de paiements et c’est réglé. A noter, 1and1 prendra par défaut les détails de CB utilisés pour créer votre compte chez eux.
Autoriser la demande auprès de votre ancien hébergeur
Si tout se passe bien, vous devriez avoir reçu un email automatique à l’adresse spécifiée sur who.is vous demandant de confirmer la validation du transfert. Empressez-vous de confirmer tout ça en suivant les instructions.
Attendre…
Votre demande est en cours. C’est la partie la plus frustrante et dont la durée varie grandement d’un prestataire à un autre. Cela étant, si vous restez plus de 6 jours ouvrés à ce stade, je vous conseille de contacter 1and1 (0970 808 911 du lundi au vendredi de 08h00 à 19h00) & votre ancien hébergeur pour voir ce qui se passe. Profitez de cette phase pour configurer votre domaine, créer vos sous domaines, et pourquoi pas préparer la mise en place Google Apps pour gérer vos emails.
Validation finale auprès de votre ancien hébergeur
Dans certains cas rares, mais ça m’est arrivé, votre ancien hébergeur peut vous vous retenir in-extremis avec une dernière validation à effectuer via leur interface. C’est un peu douteux comme pratique mais ça arrive alors c’est dit !
Une dernière remarque pour clore le sujet, méfiez-vous des « scams », ces faux emails commerciaux qui demanderont de payer toute une ribambelle de services alors que vous n’avez rien demandé. Il s’agit simplement de sociétés qui parcourent les registres who.is et contactent les propriétaires dont les noms et coordonnées sont publiés. A une période, je recevais régulièrement de vrais courriers (en papier, via la poste) me demandant de régler des frais de gestion d’une obscure société. S’ils continuent à faire des choses pareilles, c’est que ça marche, alors soyez suspicieux !
Je profite d’un moment de répit pour faire cette note sur un livre dont je viens de terminer la -passionnante- lecture : Content Strategy for the Web (2nd edition) Kristina Halvorson et Melissa Rach.
Comme tous les livres comportant le mot « strategy » accolé à tout ce qui peut passer sous la main, j’ai commencé par avoir des doutes, mais au bout de quelques pages, on comprend que les auteurs savent de quoi elles parlent.
Content Strategy ?
Et oui, un vrai livre sérieux, basé sur des années d’expérience qui traite de stratégie de gestion de contenu. Je connaissais quelques bon livres transfuges de cours de marketing « offline » (dont le meilleur, d’après moi, reste celui de Jamblin et Moerloose), mais ici on a bien affaire a des expert du web, et ça fait du bien.
Halvorson & Rach sont consultantes pour la société Brain Traffic, qui aide les sites à fort trafic à gérer leur succès, leur croissance et… leur centaines / milliers / millions de pages à servir en plusieurs langues pour différents type d’utilisateurs. Ce qu’elles font pour leur clients, elles l’expliquent d’une manière assez accessible dans leur livre. On peut le découper comme ca:
Découvrir et apprendre : dans la vraie vie, pour une société qui a un site web, qu’est ce qu’on appelle avoir une stratégie de contenu ? Pourquoi c’est important ?
Planifier : comment créer sa propre stratégie ? Avec qui ?
Création de contenu : la mise en place de votre stratégie, les équipes et les outils pour vous aider
Gouvernance : les bon exemples et les erreurs à éviter
Ça a l’air barbant, c’est vraiment pour moi ?
Ce livre est une vraie référence. Pour une fois, on ne vous parlera pas d’une technologie particulière (même si les auteurs couvrent bien les opportunités liées au HTML5 + CSS3), on ne vous parlera pas de trucs et astuces pour être mieux référencé dans Google, on ne vous parlera pas de réseaux sociaux et du besoin impérieux d’être ultra-actif sur twitter et facebook. Ici, c’est de votre site et de sa relation à votre société dont on parle. Autrement dit, Halvorson & Rach vous aident à poser les bonnes questions pour que votre site soit à la fois un beau projet aux yeux des spécialistes, mais aussi et surtout pour qu’il fasse corps avec la direction que prends le votre société. Comment intégrer des commerciaux ou des chefs produits dans le processus de création & de maintenance du contenu ? Comment définir les bons indicateurs pour attirer l’oeil de vos pairs sur de vraies problématiques ?
J’ai aussi trouvé que ce livre savait s’adresser à tous les acteurs du web dans le sens où il décrit fort bien comment marche la machine. Chacun trouve sa place (designers, codeurs, flasheurs, chef de projet, trafic manager, référenceurs, bloggeurs,…). C’est agréable, pour une fois, de voir ce petit milieu au delà des angles d’attaque habituels.
Alors bien sur, on retrouve aussi les ingrédients classiques que l’on retrouve dans d’autres ouvrages : oui le mobile est important, oui le responsive design est une tendance qui s’installe, oui les medias sociaux sont un facteur clé… mais lisez le livre et vous verrez comment ils vont venir servir votre stratégie au lieu d’être une fin en soit.
On le trouve où ?
J’ai la fâcheuse tendance de tout acheter via amazon, donc je peux vous indiquer le lien vers leur site (auquel je suis affilié). Pour autant, nul doute que les librairies thématiques (Fnac, Eyrolles et autres) auront le livre en stock.
NB: En revanche, si vous ne l’avez pas deviné, le livre est en anglais. Même s’il ne requiert pas un niveau trop élevé, il vous faudra des bases pour avaler les 240 pages du livre.
Evernote, OneNote, Google Tasks, Todo.txt, remember the milk, Astrid, My Life Organized, Springpad, Pomodoro Timer, Remind Me, Any.Do et GTasks… sont les quelques résultats les plus populaires dans la rubrique des « tasks / todo-list managers » (comprenez assistants de liste de courses).
Pour ceux qui ne sont pas encore familiers, n’hésitez pas à jeter un coup d’oeil sur cette vidéo de présentation.
Pour chacune de ces options, vous trouverez des centaines de plaidoyers expliquant que telle option est plus complète chez untel et vice versa. L’un des grands vainqueurs semble être Evernote, après une forte évangélisation de ce type d’applications grâce à Remember The Milk qui déchaînait les passions en 2010.
J’utilise Microsoft OneNote au quotidien pour prendre des notes pendant mes réunions et avoir la capacité de les envoyer par email aux participants à la minute ou l’on se sépare. Au fil des années, je me suis fait mon propre système de repères et grâce au moteur d’indexation de OneNote, je peux retrouver la conclusion d’à peu près n’importe quelle discussion en quelques secondes. Mon choix s’est porté sur Onenote après avoir essayé une bonne partie de la concurrence et il s’est imposé -dans mon cas- comme étant le meilleur compromis.
Un article de plus sur les outils de gestion de notes?
Et oui, ou presque. Une recherche sur Google.fr montre 15m de résultats pour OneNote contre 81m pour Evernote. Autant dire qu’il y a plus qu’une tendance marquée sur le marché. Pour autant, je reviens sur Microsoft OneNote qui devient de plus incontournable d’année en année.
Lancé en 2003 dans une version peu probante, il commence à gagner en popularité en étant packagé avec certaines versions de Office 2007. Depuis Office 2010, OneNote est inclus en standard sur toutes les versions d’office. Pour autant, il est aussi disponible en standalone.
Tout ça pour dire que le support, la couverture et l’intégration dont OneNote bénéficie en font l’un des acteurs importants aujourd’hui mais aussi probablement l’une des stars de ces prochaines années. Peu de compagnies peuvent rivaliser avec la puissance de feu de Microsoft, notamment quand vient l’heure de l’intégration ou le support natif d’applications tierces.
Un bon logiciel est simplement un logiciel à jour ?
Même si son model de support en fait un acteur majeur, c’est bien sur les fonctionalités actuelles qu’il faut s’orienter pour voir des facteurs differentiateurs.
OneNote est accessible assez naturellement dans Windows. On le retrouve dans la barre de notifications (à côté de l’heure), il peut apparaître pour gérer vos copier / coller, il peut apparaître pour gérer vos copies d’écrans. Bien sur, il est aussi accessible via les autres poids lourds de la suite office et l’on trouvera des menus permettant d’exporter un onglet d’un fichier excel, ou une révision d’un document Word assez intuitivement. Microsoft marque encore des points en proposant OneNote comme option du menu de sélection des imprimantes. Cet ensemble de liens en fait l’un des programmes de sa categorie les mieux integres dans Windows. Même si cela parait naturel, il est toujours bon de le rappeller.
Depuis quelques mois, OneNote est aussi accessible en quelques clics depuis HotmailMSN LiveSkydrive Live. Outre la possibilité de prendre des notes en ligne, c’est bien entendu le systeme de sauvegarde automatique dans le cloud qui prend tout son sens. On peut donc avoir son carnet de notes disponible au bureau, depuis la maison, en deplacement et ce quelque soit le pc utilisé pour y acceder.
Enfin, seule ombre au tableau jusqu’à ces derniers jours, OneNote est maintenant disponible pour iOS et pour Android. Il vous suffira donc de télécharger l’application et de la relier à votre compte Windows Live pour avoir un accès permanent à vos notes. On notera aussi la possibilité d’inclure des photos prises par le mobile. Pour avoir essayé un téléphone Windows Mobile, on retrouve là encore une intégration assez complète de OneNote dans le moteur du téléphone, le tout relié à la version hébergée par Windows Live. Un bel écosystème.
Voilà, pour moi c’est un incontournable et je sais que je serai forcement moins professionnel et moins efficace si je n’avais pas pris l’habitude de l’utiliser. Libre à vous de retenir une solution ou une autre, mais n’attendez pas !
Edit: Je précise que ce billet n’est pas sponsorisé 🙂
J’ai été approché il y a quelques semaines par un ami spécialisé dans la gestion de patrimoine qui subit internet plus qu’autre chose. Si sa société a tout de même un nom de domaine pour crédibiliser leurs emails professionels, ils n’ont pas de site et surtout pas de stratégie par rapport à tout ce dont les médias parlent en permanence (oui, les réseaux sociaux)… Mais après tout, pourquoi faire ? C’est un secteur dans lequel on se voit, on étudie des opportunités, on se tient informé des évolutions de la législation. Apriori, c’est vrai qu’internet n’est qu’un atout mineur.
Consolidez vos prestataires
L’une des raisons pour lesquelles cet ami avait besoin d’un coup de main, c’est tout simplement pour être sur de ne pas jeter son argent par les fenêtres. Un exercice classique quand on est prescripteur. Sans m’étendre sur le nombre d’intermédiaires peu scrupuleux et le sérieux des prestations, la consolidation des prestataires / services est un point crucial dans la mise en place d’une présence en ligne. Moins vous aurez de prestataires, moins vous perdrez de temps, moins vous vous exposerez à des défaillances de service et plus vous pourrez construire votre relation. Dans le cas présent, cet ami avait acheté son nom de domaine en.fr chez un registrar lambda (ne parlons pas du prix !) et avait souscrit un abonnement annuel pour un service email (60€ les 2 Go par boîte email). Evidemment, la mise en place fut l’occasion de facturer des frais de consulting. Bien entendu, cette société s’apprêtait à contracter un troisième prestataire pour son site web. Repartons du bon pied. On va voir qu’il est vraiment enfantin de mettre en place une structure sécurisée pour PME pour un prix dérisoire avec de nombreux bénéfices à la clef.
Le but de la manœuvre
Ici on va voir comment tirer partie de solutions grand public tout en apportant une haut niveau de qualité de service requis pour votre affaire. Nous allons chercher à garder 1and1 pour la gestion du nom de domaine et pour l’hébergement (y compris MySQL) et nous allons utiliser Google Apps pour répondre à des besoins de services email, agenda, gestion de contacts. Au moment de cet article, l’offre Google Apps est gratuite pour les PME ayant besoin de moins de 10 comptes; au-delà, l’offre passe à un forfait de 4€ par mois (ou 40€ annuel) et offre des composants un poil plus costaud. La comparaison des offres et leur prix sont disponibles ici.
Grâce à cette offre combinée, on va pouvoir tirer le meilleur des solutions Google et de l’un des systèmes de gestion les plus simples et flexibles du marché. On pourrait aussi souhaiter consolider nos services web en un seul prestataire, et 1and1 gère très bien tout cela. Pour autant, les services de Google Apps s’intégrer comme des briques applicatives de manière très propre et modulable. On garde donc une dépendance entre 2 prestataire, la solution n’est donc pas parfaite, mais leur qualité de service fait que l’on peut estimer qu’il s’agit bien là d’une combinaison optimale. Peu de chance que les DNS de 1and1 tombent ou que Gmail devienne inaccessible.
A l’attaque
Pour la mise en place de notre solution, prévoyez une demi-journée, idéalement un jour de faible activité ou même lors d’un weekend. Vous aurez nettement moins de pression par rapport à la continuité de service. Dans le meilleur des cas, vous pourrez compléter la migration en une petite heure.
Etape 1: Ouvrir un compte gratuit
Rendez-vous sur Google Apps et créez un compte en mentionnant le nom de domaine que vous souhaitez utiliser. Le nom de domaine sera toujours géré par 1and1, vous n’en transférez pas la propriété à Google. Complétez les 3 étapes (nom de domaine, inscription et configuration) et l’on se retrouve pour l’étape 2.
Notez que si vous êtes déjà connecté avec un compte gmail, l’application vous proposera de passer d’un compte à l’autre.
Etape 2: Lancer la configuration
Vous allez vous retrouver sur l’onglet « Configuration » par défaut. Revenez donc sur le « Tableau de bord » et cliquez sur le bouton « Activer Google Apps ».
Vous avez le choix des armes pour prouver que vous détenez ce domaine. Si vous avez un accès FTP et que le nom de domaine pointe vers un site, le plus simple est peut être de suivre la méthode recommandée par Google : mettre en ligne un simple fichier html. Vous avez peut être déjà fait la même opération en activant Google Webmaster Tools ou même Google Analytics. C’est simple et quasi immédiat.
Les autres méthodes sont clairement expliquées et requièrent elles aussi que vous ayez accès à la configuration de votre site déjà existant. En revanche, 1and1 ne vous permettra pas d’effectuer votre activation via l’ajout d’un enregistrement DNS.
Etape 3: Dire à 1and1 de laisser Google Apps faire son travail
Allons maintenant sur l’onglet « Configuration » pour régler quelques détails liés à GMail. Via le menu de gauche, sautez directement à « Configurer vos applications » puis avancez jusqu’à GMail ». Vous devriez arriver à une page vous suggérant d’utiliser les serveurs de Google pour diriger vos emails, là encore, faites « Suivant ».
Sur la page suivante, Google va lire les paramêtres MX de votre domaine. Par défaut, vous devriez retrouver ceci :
Google va reconnaître que votre registrar est 1and1 et, sur la page suivante, va vous proposer les étapes à suivre pour mettre à jour vos enregistrement MX. Allons donc sur notre espace client 1and1 pour faire ces quelques mises à jour.
Une fois sur votre panneau d’administration, allez dans « Domaines & Espace Web » > « Domaines » > « Configuration des domaines ». Cliquez la checkbox devant le nom de domaine correspondant puis dans le menu DNS, choisissez « Modifier les paramètres DNS ». Voilà à quoi votre page devrait ressemblée une fois tout configuré :
Validez puis revenez à votre espace de « Configuration des domaines », nous allons maintenant créer le sous-domaine qui vous permettra d’accéder à vos webmails. Imaginons que vous souhaitiez utiliser l’adresse « mail.votrenomdedomaine.fr », il vous suffit de cliquer sur l’onglet « Nouveau » > « Créer un sous-domaine ». Choisissez son nom et le bon domaine auquel l’appliquer. Validez et revenez une dernière fois sur votre espace de « Configuration des domaines ».
Selectionnez la checkbox devant « mail.votrenomdedomaine.fr » puis dans le menu DNS, choisissez « Modifier les paramètres DNS ». Choisissez « CNAME » (aussi connu sous le nom de Alias chez d’autres registrars), tapez « ghs.google.com » (sans les guillemets), cochez la case de confirmation et validez.
Ca y est ! Vous pouvez fermer la fenêtre 1and1.
Etape 4: Validation et mise en route
Revenons maintenant à notre installation de Google Apps. 1and1 aura besoind’un peu de temps pour mettre à jours vos DNS (officiellement jusqu’à 48h, dans les faits, il suffit de 4 à 5h). Vous pouvez suivre le statut à cette url (en remplaçant VOTRENOMDEDOMAINE.FR par votre nom de domaine).
Une fois cette étape validée, allez sur « Paramètres » > « Email » et personnalisez votre interface en choisissant, par exemple, de modifier l’url pour reprendre le sous domaine que vous avez crée dans l’étape 3 (« mail.nomdedomaine.fr »). Idéalement,profitez-en aussi pour activer la nouvelle interface GMail et créer un alias collecteur.
Pour ceux qui souhaitent utiliser Microsoft Outlook pour récupérer vos emails professionels gérés par Google Apps, rien de plus simple, tout est détaillé ici. Pour la synchronisation sur smarthpone, ajoutez un simple compte gmail en précisant votre adresse email complète au lieu de votre identifiant habituel. Alternativement, utilisez les options IMAP permettant de se connecter à gmail via outlook. Evidemment, assurez-vous d’avoir activé POP et IMAP depuis votre interface Google Apps.
Maintenant quoi ?
Félicitations, vous venez de créer votre service email professionnel dans le cloud. Ce n’était pas si compliqué. Il vous reste maintenant à créer des utilisateurs et à jouer un peu avec l’ensemble des options disponibles par défaut (Google Agenda, Google Docs, Google Sites) adaptés à votre environnement professionnel.
Vous noterez aussi que Google vous donne accès à une immense place de marché ou vous pourrez ajouter des outils (gratuits ou non) en quelques clics : gestionnaire de newsletter, CRM, gestionnaire de comptabilité et beaucoup d’autres.
La fin d’année apporte son lot de bonnes nouvelles pour contrer l’arrivée de l’hiver : le début de la période des raclettes, les versions béta des suite d’Adobe, les soirées de noël avec les copains mais c’est surtout le moment tant attendu où l’on prépare les évaluations.
En fonction des tempéraments, cette étape peut être vécue comme un retour à l’école, comme une récompense bien méritée ou encore comme un couperet bien aiguisé venant sanctionné une année de mou. Outre une certaine intuition, il se peut aussi qu’un coup de poker vienne troubler le jeu. Dans un nombre grandissant d’entreprises, les évaluations annuelles ont vu s’inviter un nouvel élément : l’autre. Il y a quelques années, on demandait à ses pairs de partager leur retour (principalement bien veillant et constructif). Aujourd’hui, les nouvelles normes veulent que l’on note en fonction :
des résultats de l’entreprise (ce qui peut se décliner de différentes manières, comme un département, un segment de ventes ou une combinaison des 3),
des attentes que l’on a pour un employé à un certain grade,
mais aussi du niveau d’implication par rapport à ses homologue.
Concrètement, ce système équivaut à chercher un moyen plus éthique de noter les employés en dépassant la simple relation employeur-employé. S’il devait y avoir une liste de 1 à n des employés d’un même grade, quel serait l’ordre le moins contestable ?
Pour arriver à ce résultat, il y a plusieurs évidences. D’une part, il va sans dire qu’il vaut mieux avoir livré de nombreux projets, en temps et en heure avec un haut niveau de qualité, et l’avoir montré tout au fil de l’année plutôt que d’avoir passé son temps sur Facebook ou sur des activités professionnelles mais non mesurable. En partant du principe que vous avez rempli votre mission en bonne et due forme tout au long de l’année, on va aussi regarder dans quelle mesure vous avez rempli cette mission par rapport à vos homologues : « Il est bon mais par rapport à XYZ, il est meilleur ou pas ? ». Si l’on arrive pas à s’aligner (politique de celui qui crie le plus fort), il reste le choix des données quantifiables.
Les « selling points » de chaque employés sont probablement déjà dans la tête de chaque bon manager, accompagné d’un classement pré-établi. Enfin, c’est ce qu’on se dit, mais au moment de le partager, les managers se rendent compte qu’ils n’ont pas un format prêt à être utilisé par leurs managers; les employés se rendent compte qu’ils n’ont peut être pas mâché le travail de leur manager qui au bout du compte est leur seule option d’avoir une augmentation, un bonus ou d’éviter des choses moins glorieuses.
Employés, comment faciliter le travail de votre manageur ?
Encore une fois, partons du principe que vous n’avez pas de quoi rougir en fin d’année et que vous ayez un projet professionnel en tête. Commencez par bloquer 2 heures sur votre calendrier, mettez vous dans de bonne conditions pour ne pas être dérangé / distrait et lancez vous.
Sur une feuille, listez tous vos livrables de l’année et structurez les en 2-3 grandes catégories, pas plus. Ajoutez une pluie de chiffres / mesures et de bénéfices clients. C’est le « quoi ». Si vous avez des objectifs détaillés, cette partie ira probablement plus vite… mais avec les méthodologies de projets « agiles », il est probable qu’il y ait un écart entre le plan et la réalité.
Laissez reposer et sur une autre feuille pensez à vos qualités principales, à ce que les gens disent de vous ou ce pourquoi vous avez pu recevoir des distinctions. C’est le « comment ».
Mariez les deux en vous assurant de dire « comment » vous avez factuellement achevé « quel » projet. Laissez reposer et comparez à votre évaluation de l’année précédente.
Si vous trouvez que vous avez mûri, gagné en périmètre; c'est probablement un bon signe que vous avez rempli votre contrat, même s'il n'y a rien de mal à ce que ne soit pas le cas. Idéalement, votre bilan annuel doit vous rapprocher du profil type requis pour obtenir votre futur job. Il n'y a pas forcement de format type, à chaque organisation ses préférences.
Une fois ce document remis à votre manager, parlez-en avec lui pour avoir un retour initial et s'assurer d'être sur la même longueur d'onde. Une rapide discussion avec un mentor viendra compléter ce travail préparatoire. Et oui, c'est du boulot !
Managers, comment présenter votre équipe sous son meilleur jour ?
En imaginant que vous ayez donné un format type à remplir à vos employés et que ceux-ci n’ont qu’à faire la translation par rapport à des objectifs clairement détaillés, vous obtiendrez sans doute de meilleurs résultat que si vous comptez sur le bon sens commun. Établissez donc un calendrier des étapes de ce processus pour ne prendre personne au dépourvu, vous compris.
Une fois ces informations précieuses recueillies, imprimez tout ça et cherchez à mettre en avant les points forts sur lesquels vous voudrez vous baser pour vendre au mieux vos employés. Là encore, pensez au quoi et au comment. Si vous devez départager deux employés qui ont travaillé pendant un an à la préparation d’un projet qui interviendra uniquement l’année prochaine, il faudra pouvoir expliquer en quoi votre ressource s’est particulièrement distingué par rapport à l’autre. Pour cela, les commentaires de partenaires peuvent être une source intéressante.
Il ne vous reste plus qu’à vous lancer et aller obtenir ce que vous pensez être juste pour votre équipe, tout en restant ouvert à des éléments extérieurs. Et oui, d’autres auront probablement préparé cette calibration aussi et pourraient même avoir des choses à dire sur votre propre équipe !
