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Pour ceux qui ont eu la joie de parcourir le premier article, nous avons commencé par voir comment organiser ses idées sous la forme d’un storyboard. Si vous avez raté le premier épisode, cliquez ici, on vous attend… c’est bon ? Ok, maintenant on est tous au point 🙂

Maintenant que l’on a les idées claires et organisées, il est temps d’ouvrir powerpoint. Voilà quelques idées qui vont vous aider à présenter l’information d’une manière simple à articuler, comprendre, digérer et retenir.

Le titre

Le titre est la partie la plus importante de votre slide. C’est ce que votre audience lira en premier. Il doit donc résumer l’idée de votre diapositive de manière très concise. Une autre manière d’y penser est de se dire que vous ne devez pas enterrer les informations importantes, mettez les au grand jour !

En général, le titre est placé en haut à gauche. N’hésitez pas à faire des sous-sections où il se trouvera plutôt au centre de la diapositive. On reviendra dessus dans le prochain article sur le design et les killer slides. Cliff Atkinson, grand expert de Powerpoint, le titre devrait être une phrase. C’est l’un des points où l’on commence à diverger des « mauvaises » habitudes.

La classe américaine

Après avoir donné le ton dans le titre, vous allez maintenant articuler votre point. C’est la fameuse règle des 3 idées / 3 bullet points. Que vous présentiez à un supérieur, à vos pairs, à votre équipe, les cerveaux sont fait de la même manière. Comme pour beaucoup de choses, il est évidemment beaucoup simple de de voir, comprendre, intégrer de petits morceaux que d’énormes pavés. Il est absolument interdit de noircir un slide.

D’une part vous rendez votre slide visuellement agressif et obscur, c’est quand même dommage pour un support de présentation. D’autre part, vous aurez toujours plus de 10 slides… comment voulez-vous survivre à une présentation de 40 slides illisibles à partir du 5éme rang ?

Depuis un an et quelques, on voit l’émergence des slides TRÈS TRÈS visuels. J’entends par là une image prenant l’ensemble de l’espace sur laquelle on va rajouter quelques mots. Le site conseilmarketing.com appelle ca faire des « slides à l’américaine ». Voilà un exemple:

Bref, le terme est bien choisi. Plus on tend vers du visuel, plus on touche à l’émotionnel VS le factuel. C’est plus simple à comprendre, puisque c’est une émotion, un état d’esprit… tant qu’on parle au monde occidental et dans la mesure où l’on arrive à trouver les bonnes images pour illustrer ces slides.

Personnellement, et donc ça n’engage que moi, je trouve ça contre productif au possible. Je ne crois pas que faire 90 slides simplissimes puisse marquer autant qu’une présentation de 6 ou 10 bien construite. Et puis je dois admettre que ce côté un poil prétentieux et « visionnaire » me paraît aussi gonflé que la bulle.
Dernier point négatif, Microsoft permet depuis Office 2007 de gérer une vraie bibliothèque de slides. cela veut dire que vous pouvez indexer vos diapos et ressortir les informations au fil de vos besoins sans avoir à réouvrir telle ou telle présentation. Cette bonne idée permet d’être plus productif, par exemple de pouvoir capitaliser sur vos présentations des derniers mois et d’en recréer à la volée… seulement les pingouins que vous aviez trouvé si mignons pour illustrer une idée en 2007 pourraient fort bien ne plus être aussi impactant en 2009, ou devant votre N+2.

Le bon compromis

Je n’en démords pas. Une idée phare en titre qui vient s’articuler sur -au plus- 3 bullet points très concis. On agrémentera le tout avec les visuels ou des données qui ont du sens mais qui ne volent pas la vedette (KPIs, symboles universels, …).

Pour autant, il ne faut pas rester coincer dans ce modèle et ne pas hésiter à prendre ce qui marche le mieux. Pour ça, on a les killer slides. Les killer slides sont des concepts représentés de manière tellement claire et pertinente qu’on ne peut juste pas les battre avec des mots. On verra tout ça dans la 3ème partie !

Bons slides
Grégory Raby

L’un des aspects les plus importants dans le cadre d’une présentation est l’ordre selon lequel le les idées sont agencées et le lien qui les unies. C’est ce qu’on appelle communément un storyboard. Que ce soit de par votre expérience ou de par ce qu’on vous demande précisément d’explorer, au moment où Powerpoint se lance, vous avez déjà une vague trame en tête.  Pourtant cette étape généralement gérée au fil de l’eau va bien au delà du cadre de notre ami Powerpoint, on touche au fondement de la manière dont on veut raconter une histoire.

Pour une fois la productivité ne se situe pas dans une meilleure utilisation d’un logiciel mais bien dans la manière dont on veut déjà soi-même mettre à plat nos idées.

De manière très pratique, on va se poser les questions suivantes pour assoir notre pensée:

1. Quel est le sujet principal de ma présentation ?
2. Qu’est ce que j’ai à dire à ce sujet ?
3. Quelles idées connexes me viennent à l’esprit ?
4. Quel(s) est/sont le(s) objectif(s) secondaire(s) ?

Pour répondre à tout ça, on va se prendre par la main et avec la main qui nous reste on attrapera un papier et un stylo. Les plus sophistiqués utiliseront un logiciel de mind-mapping, les plus équipés allumerons un Dell Latitude XT avec Microsoft One Note, les plus pervers se jetterons sur un diagramme en fishbone. Pour ma part, j’ai toujours un faible pour le papier 🙂

Commençons par un premier jet:

Ici, j’ai pris pour exemple un thème qui traine: la Nuit Blanche à Paris du 4 octobre 2008. En commençant par mon point principal au centre de la page, j’ai ensuite listé les idées associées dans le sens des aiguilles d’une montre. Pour chacun de ces points secondaires, j’ai ajouté un troisième et quatrième niveau listant des points de détails ou des actions simples. J’admets d’entrée que j’aurai pu me creuser un peu plus la tête pour imaginer un sujet plus complexe. Ça marche aussi avec des sujets plus épineux !

Revenons à cette simple page de papier et regardons un peu mieux ce qui s’y trouve. On voit des éléments qui ont attrait au « quoi » et au « comment », des actions, des concepts. C’est exactement ce qu’il nous faut. Prenons ce joyeux bazar et commençons à relier les thèmes principaux. Il est toujours plus simple de choisir l’histoire que l’on veut lorsque tous les chapitres sont devant nous. Est-ce qu’on veut parler du rhume qui gaîte chaque noctambule ou des animations proposées ?

Profitez en aussi pour rayer les idées à écarter. Si vous vous êtes retenus de les inscrire jusqu’à maintenant, c’est le moment: ça soulage l’esprit et ça peut mener vers de bons points. Dans cet exemple, je n’ai pas d’idée particulièrement hors contexte ou que je ne souhaite pas exploiter mais c’est un pur hasard.

Passons maintenant une deuxième fois sur notre schéma pour voir les synergies entre les différents points et les idées qui en cascadent.

La quatrième partie de l’exercice donne plus de corps à notre histoire. On va maintenant relier nos patatoïdes pour en faire des chapitres – chronologiquement, par sujet, par zone géographique – et ordonner tout ça sous format numérique.

Cette méthodologie permet de gagner énormément de temps lorsque l’on s’attaque à des présentations ayant un périmètre un peu plus large que l’organisation d’une soirée entre amis 🙂 Non seulement le processus ne prend pas plus de quelques minutes mais en plus vous aurez la certitude d’avoir la bonne correspondance entre ce que vous voulez dire et les ressources qui vous permettront de construire votre histoire, tout en suivant un fil rouge.

Quel que soit le support utilisé, le point de ce premier article est de savoir prendre le temps de savoir ce qu’on veut dire avant de l’écrire. On verra les Forces et faiblesses de Powerpoint 2007, les Killer Slides et autres approches plus technologiques dans les articles suivant.

Bon chiffonage !
Grégory Raby