Productivité : Sharepoint, la Rolls des outils de collaboration en ligne

Sharepoint est un application développée par Microsoft qui permet de mettre en place très facilement des espaces de collaboration. Beaucoup d’entre vous ont déjà eu l’occasion de s’en faire une première idée. MOSS vous permet donc de centraliser les documents de vos projets, partager des calendrier et s’intègre naturellement avec la suite Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, InfoPath, OneNote and Access.

Un vrai plus pour les équipes projet

En un mot, utiliser Sharepoint revient à avoir un membre en plus dans votre équipe qui gèrerait tous les aspects opérationnel pour vous et vos co-équipiers. Sharepoint vous aide dans la gestion de votre projet au quotidien (diagramme de Gantt dynamique), dans la gestion de votre équipe (Planning des absences), dans l’automatisation de certaines tâches (workflows & notifications par email et flux RSS), partage de connaissances (Wiki, bibliothèque partagée de slides Powerpoint) et le partage de liste (gestion de « tickets »)… La liste est longue !

• Collaboration – Partagez vos documents, wikis, blogs, discussions, listes de tâches et calendriers. Sans oublier le lien avec Messenger qui vous mets à 1 clic des auteurs de ces documents.
  

   

  

• Portail – Personnalisez le look & feel du site en fonction des informations que vous avez besoin de voir en premier (rappel, statuts d’un workflow, calendrier de présence, …)
  
  
• Content Management – Gérez et éditez des documents Office en ligne et à plusieurs tout en gardant un historique des changements (« versions »)
• Administration ultra simple – Créez des workflows avancés à la volée, modifiez la grande partie des options en quelques clics
  
• Formulaires – Utilisez (enfin 🙂 InfoPath et créez des formulaires pour alimenter vos workflows
• Business Intelligence – Partagez des données, des graphiques et des rapports avec des niveaux d’accès, des préférences et un emplacement unique
• Indexation – Indexer et parcourez tous vos documents via l’onglet de recherche

Bien sur, ca ressemble beaucoup à un intranet d’entreprise et pour peu que vous organisiez un peu votre infrastructure de site, Sharepoint vous permettra de faire des merveilles à ce titre dans de nombreux départements mais aussi de départements à départements. Tout ça sans avoir à subir de le poids d’une maintenance lourde, pénible et pénalisante de la charte de votre intranet, du bon fonctionnement des scripts ou de la création / réorganisation des rubriques.

Ok, super c’est ce qu’il me faut

Le problème avec ce genre de SaaS, c’est qu’il faut l’infrastructure qui va avec. A partir de ce moment là, on pourra toujours se poser la question de l’hébergement en interne (qui implique l’achat et la maintenance d’un serveur et des licences qui vont avec) ou de l’utilisation d’un hébergeur type 1and1.fr (à partir de 20€ / mois).

Si vous voulez en savoir plus sur l’actualité de Sharepoint et sur des cas pratiques, Microsoft a mis quelques ressources gratuites à disposition.

• Tous: Microsoft SharePoint Team Blog
• Tous: Microsoft’s What is SharePoint Server Product Information
• Tous: Microsoft’s SharePoint Webcasts (Videos)
• Avancé: Microsoft’s SharePoint Podcasts (Audio)

Je veux tout ça mais sans payer !

Évidemment, il existe des solutions gratuites qui vous permettront d’obtenir un niveau de service similaire dans certains domaines. Le partage des documents, la collaboration sont les mieux représentés puisqu’ils sont les clés de la gestion de projet. Mashable propose d’ailleurs plusieurs listes de services de ce type qui ont tous leurs avantages et inconvénients.

A titre personnel, je pourrai recommander Huddle.net pour les équipes de 4 personnes au plus. Ne vous attendez pas à des diagrammes de Gantt dynamiques mais l’abonnement gratuit vous permettra de couvrir déjà 80% de ce dont vous aurez besoin au quotidien.

Bon partage !

Grégory Raby

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Mise à jour : Je viens de trouver une fiche de « Quick Reference » sur Sharepoint 2007, pas tant pour y découvrir de nouvelles fonctionnalités que pour se rappeler des raccourcis !