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Gestion de projet

Comment (vous) préparer (à) la notation de votre équipe en fin d’année

La fin d’année apporte son lot de bonnes nouvelles pour contrer l’arrivée de l’hiver : le début de la période des raclettes, les versions béta des suite d’Adobe, les soirées de noël avec les copains mais c’est surtout le moment tant attendu où l’on prépare les évaluations.

Comment (vous) préparer (à) la notation de votre équipe en fin d'année -

En fonction des tempéraments, cette étape peut être vécue comme un retour à l’école, comme une récompense bien méritée ou encore comme un couperet bien aiguisé venant sanctionné une année de mou. Outre une certaine intuition, il se peut aussi qu’un coup de poker vienne troubler le jeu. Dans un nombre grandissant d’entreprises, les évaluations annuelles ont vu s’inviter un nouvel élément : l’autre. Il y a quelques années, on demandait à ses pairs de partager leur retour (principalement bien veillant et constructif). Aujourd’hui, les nouvelles normes veulent que l’on note en fonction :

  • des résultats de l’entreprise (ce qui peut se décliner de différentes manières, comme un département, un segment de ventes ou une combinaison des 3),
  • des attentes que l’on a pour un employé à un certain grade,
  • mais aussi du niveau d’implication par rapport à ses homologue.

Concrètement, ce système équivaut à chercher un moyen plus éthique de noter les employés en dépassant la simple relation employeur-employé. S’il devait y avoir une liste de 1 à n des employés d’un même grade, quel serait l’ordre le moins contestable ?

Pour arriver à ce résultat, il y a plusieurs évidences. D’une part, il va sans dire qu’il vaut mieux avoir livré de nombreux projets, en temps et en heure avec un haut niveau de qualité, et l’avoir montré tout au fil de l’année plutôt que d’avoir passé son temps sur Facebook ou sur des activités professionnelles mais non mesurable. En partant du principe que vous avez rempli votre mission en bonne et due forme tout au long de l’année, on va aussi regarder dans quelle mesure vous avez rempli cette mission par rapport à vos homologues : « Il est bon mais par rapport à XYZ, il est meilleur ou pas ? ». Si l’on arrive pas à s’aligner (politique de celui qui crie le plus fort), il reste le choix des données quantifiables.

Les « selling points » de chaque employés sont probablement déjà dans la tête de chaque bon manager, accompagné d’un classement pré-établi. Enfin, c’est ce qu’on se dit, mais au moment de le partager, les managers se rendent compte qu’ils n’ont pas un format prêt à être utilisé par leurs managers; les employés se rendent compte qu’ils n’ont peut être pas mâché le travail de leur manager qui au bout du compte est leur seule option d’avoir une augmentation, un bonus ou d’éviter des choses moins glorieuses.

Employés, comment faciliter le travail de votre manageur ?

Encore une fois, partons du principe que vous n’avez pas de quoi rougir en fin d’année et que vous ayez un projet professionnel en tête. Commencez par bloquer 2 heures sur votre calendrier, mettez vous dans de bonne conditions pour ne pas être dérangé / distrait et lancez vous.

  • Sur une feuille, listez tous vos livrables de l’année et structurez les en 2-3 grandes catégories, pas plus. Ajoutez une pluie de chiffres / mesures et de bénéfices clients. C’est le « quoi ». Si vous avez des objectifs détaillés, cette partie ira probablement plus vite… mais avec les méthodologies de projets « agiles », il est probable qu’il y ait un écart entre le plan et la réalité.
  • Laissez reposer et sur une autre feuille pensez à vos qualités principales, à ce que les gens disent de vous ou ce pourquoi vous avez pu recevoir des distinctions. C’est le « comment ».
  • Mariez les deux en vous assurant de dire « comment » vous avez factuellement achevé « quel » projet. Laissez reposer et comparez à votre évaluation de l’année précédente.
Si vous trouvez que vous avez mûri, gagné en périmètre; c’est probablement un bon signe que vous avez rempli votre contrat, même s’il n’y a rien de mal à ce que ne soit pas le cas. Idéalement, votre bilan annuel doit vous rapprocher du profil type requis pour obtenir votre futur job. Il n’y a pas forcement de format type, à chaque organisation ses préférences.
Une fois ce document remis à votre manager, parlez-en avec lui pour avoir un retour initial et s’assurer d’être sur la même longueur d’onde. Une rapide discussion avec un mentor viendra compléter ce travail préparatoire. Et oui, c’est du boulot !

Managers, comment présenter votre équipe sous son meilleur jour ?

En imaginant que vous ayez donné un format type à remplir à vos employés et que ceux-ci n’ont qu’à faire la translation par rapport à des objectifs clairement détaillés, vous obtiendrez sans doute de meilleurs résultat que si vous comptez sur le bon sens commun. Établissez donc un calendrier des étapes de ce processus pour ne prendre personne au dépourvu, vous compris.

Une fois ces informations précieuses recueillies, imprimez tout ça et cherchez à mettre en avant les points forts sur lesquels vous voudrez vous baser pour vendre au mieux vos employés. Là encore, pensez au quoi et au comment. Si vous devez départager deux employés qui ont travaillé pendant un an à la préparation d’un projet qui interviendra uniquement l’année prochaine, il faudra pouvoir expliquer en quoi votre ressource s’est particulièrement distingué par rapport à l’autre. Pour cela, les commentaires de partenaires peuvent être une source intéressante.

Il ne vous reste plus qu’à vous lancer et aller obtenir ce que vous pensez être juste pour votre équipe, tout en restant ouvert à des éléments extérieurs. Et oui, d’autres auront probablement préparé cette calibration aussi et pourraient même avoir des choses à dire sur votre propre équipe !

Bonnes évaluations
Grégory

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Pause café

Preview de Adobe CS5

Preview de Adobe CS5 -Prévu pour une date de sortie variant entre le 10 avril (lancement officiel) et Octobre (gamme complète) 2010, la nouvelle version de la Creative suite d’Adobe va proposer de nombreuses améliorations. Il semblerait que le passage au 64 bits (CS4 pour PC et CS5 pour Mac) et multi-cœurs permette de gérer des fonctionnalités bien plus complexes en termes de calculs. Avec la sortie des processeurs i3, i5 et i7 d’Intel, on imagine bien les gains en performance.

Le redimensionnement d’images avec contraintes permettra de redimensionner une image tout en conservant certaines zones fixes. Une évolution du concept de grille 3d appliqué à la 2D en fait.

Flash CS5 va offrir un module de création d’application iPhone, iPod Touch et iPad.

L’intégration d’Omniture dans le groupe Adobe se fera sentir au travers de plusieurs outils. Évidemment Dreamweaver permettra d’intégrer le code plus ou moins facilement, mais surtout Flash proposera un suivi des événements ActionScripts nettement supérieur. On va enfin pouvoir traquer le comportement des utilisateurs d’applications flash.

La complétion d’images permettra de modifier à la volée des éléments d’une image sans se soucier de ‘integrité de l’image. Dans la vidéo ci-dessous, vous verrez un exemple assez bluffant sur un arbitre de foot (américain) dont on fait gesticuler les bras en quelques clics. Magique, la fonction permet de garder une image cohérente en se basant sur quelques points d’articulation.  Jettez un coup d’oeil à cette vidéo pour avoir une meilleure idée:

Pour suivre l’actualité des développements de CS5, bookmarkez CS5.org.

Vivement avril 🙂

Greg

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Productivité

Gratuit : tout MS Office et Adobe Creative Suite en quelques fiches

Fiches visio par Customguide
Fiches visio par Customguide

Le site dreamweaver gratuit vient de publier une note couvrant la sortie d’une fiche pense-bête pour la version CS3 du logiciel d’adobe. Initialement gêné par le fait que ce ne soit que pour CS3 alors que CS4 est sorti depuis quelques mois déjà, j’ai voulu creuser un peu la source citée. 2 clics plus tard, je découvre une page complète de fiches couvrant une grande majorité des outils que l’on peut utiliser aujourd’hui: la suite Office (2000 à 2007) et Adobe. Je doute qu’un pense-bête puisse faire découvrir quoique ce soit de vraiment nouveau, mais je me suis rendu compte à l’usage, que cela peut quand même vous faire gagner du temps. Ce n’est déjà pas si mal.

Cliquez-ici pour acceder à la page contenant toutes les fiches, libres de droits.

Puisqu’on aborde le sujet de la formation en ligne, je ne saurai trop vous inviter à jeter un coup d’œil sur l’excellentissime Net Tuts. Ce site, très 2.0, publie chaque jour une nouvelle formation en ligne qui peut toucher à n’importe quel logiciel, langage, technologie que vous pourriez être amener à utiliser.

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Productivité

Productivité : Réussir ses présentations Powerpoint #2

Productivité : Réussir ses présentations Powerpoint #2 -Pour ceux qui ont eu la joie de parcourir le premier article, nous avons commencé par voir comment organiser ses idées sous la forme d’un storyboard. Si vous avez raté le premier épisode, cliquez ici, on vous attend… c’est bon ? Ok, maintenant on est tous au point 🙂

Maintenant que l’on a les idées claires et organisées, il est temps d’ouvrir powerpoint. Voilà quelques idées qui vont vous aider à présenter l’information d’une manière simple à articuler, comprendre, digérer et retenir.

Le titre

Le titre est la partie la plus importante de votre slide. C’est ce que votre audience lira en premier. Il doit donc résumer l’idée de votre diapositive de manière très concise. Une autre manière d’y penser est de se dire que vous ne devez pas enterrer les informations importantes, mettez les au grand jour !

En général, le titre est placé en haut à gauche. N’hésitez pas à faire des sous-sections où il se trouvera plutôt au centre de la diapositive. On reviendra dessus dans le prochain article sur le design et les killer slides. Cliff Atkinson, grand expert de Powerpoint, le titre devrait être une phrase. C’est l’un des points où l’on commence à diverger des « mauvaises » habitudes.

La classe américaine

Après avoir donné le ton dans le titre, vous allez maintenant articuler votre point. C’est la fameuse règle des 3 idées / 3 bullet points. Que vous présentiez à un supérieur, à vos pairs, à votre équipe, les cerveaux sont fait de la même manière. Comme pour beaucoup de choses, il est évidemment beaucoup simple de de voir, comprendre, intégrer de petits morceaux que d’énormes pavés. Il est absolument interdit de noircir un slide.

D’une part vous rendez votre slide visuellement agressif et obscur, c’est quand même dommage pour un support de présentation. D’autre part, vous aurez toujours plus de 10 slides… comment voulez-vous survivre à une présentation de 40 slides illisibles à partir du 5éme rang ?

Depuis un an et quelques, on voit l’émergence des slides TRÈS TRÈS visuels. J’entends par là une image prenant l’ensemble de l’espace sur laquelle on va rajouter quelques mots. Le site conseilmarketing.com appelle ca faire des « slides à l’américaine ». Voilà un exemple:

What is Mobile Marketing? from Playful Wingmen

Bref, le terme est bien choisi. Plus on tend vers du visuel, plus on touche à l’émotionnel VS le factuel. C’est plus simple à comprendre, puisque c’est une émotion, un état d’esprit… tant qu’on parle au monde occidental et dans la mesure où l’on arrive à trouver les bonnes images pour illustrer ces slides.

Personnellement, et donc ça n’engage que moi, je trouve ça contre productif au possible. Je ne crois pas que faire 90 slides simplissimes puisse marquer autant qu’une présentation de 6 ou 10 bien construite. Et puis je dois admettre que ce côté un poil prétentieux et « visionnaire » me paraît aussi gonflé que la bulle.
Dernier point négatif, Microsoft permet depuis Office 2007 de gérer une vraie bibliothèque de slides. cela veut dire que vous pouvez indexer vos diapos et ressortir les informations au fil de vos besoins sans avoir à réouvrir telle ou telle présentation. Cette bonne idée permet d’être plus productif, par exemple de pouvoir capitaliser sur vos présentations des derniers mois et d’en recréer à la volée… seulement les pingouins que vous aviez trouvé si mignons pour illustrer une idée en 2007 pourraient fort bien ne plus être aussi impactant en 2009, ou devant votre N+2.

Le bon compromis

Je n’en démords pas. Une idée phare en titre qui vient s’articuler sur -au plus- 3 bullet points très concis. On agrémentera le tout avec les visuels ou des données qui ont du sens mais qui ne volent pas la vedette (KPIs, symboles universels, …).

Pour autant, il ne faut pas rester coincer dans ce modèle et ne pas hésiter à prendre ce qui marche le mieux. Pour ça, on a les killer slides. Les killer slides sont des concepts représentés de manière tellement claire et pertinente qu’on ne peut juste pas les battre avec des mots. On verra tout ça dans la 3ème partie !

Bons slides
Grégory Raby

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Productivité

Productivité : Réussir ses présentations Powerpoint #1

L’un des aspects les plus importants dans le cadre d’une présentation est l’ordre selon lequel le les idées sont agencées et le lien qui les unies. C’est ce qu’on appelle communément un storyboard. Que ce soit de par votre expérience ou de par ce qu’on vous demande précisément d’explorer, au moment où Powerpoint se lance, vous avez déjà une vague trame en tête.  Pourtant cette étape généralement gérée au fil de l’eau va bien au delà du cadre de notre ami Powerpoint, on touche au fondement de la manière dont on veut raconter une histoire.

Pour une fois la productivité ne se situe pas dans une meilleure utilisation d’un logiciel mais bien dans la manière dont on veut déjà soi-même mettre à plat nos idées.

De manière très pratique, on va se poser les questions suivantes pour assoir notre pensée:

  1. Quel est le sujet principal de ma présentation ?
  2. Qu’est ce que j’ai à dire à ce sujet ?
  3. Quelles idées connexes me viennent à l’esprit ?
  4. Quel(s) est/sont le(s) objectif(s) secondaire(s) ?

Pour répondre à tout ça, on va se prendre par la main et avec la main qui nous reste on attrapera un papier et un stylo. Les plus sophistiqués utiliseront un logiciel de mind-mapping, les plus équipés allumerons un Dell Latitude XT avec Microsoft One Note, les plus pervers se jetterons sur un diagramme en fishbone. Pour ma part, j’ai toujours un faible pour le papier 🙂

Commençons par un premier jet:

Storyboard - étape 1
Storyboard - étape 1

Ici, j’ai pris pour exemple un thème qui traine: la Nuit Blanche à Paris du 4 octobre 2008. En commençant par mon point principal au centre de la page, j’ai ensuite listé les idées associées dans le sens des aiguilles d’une montre. Pour chacun de ces points secondaires, j’ai ajouté un troisième et quatrième niveau listant des points de détails ou des actions simples. J’admets d’entrée que j’aurai pu me creuser un peu plus la tête pour imaginer un sujet plus complexe. Ça marche aussi avec des sujets plus épineux !

Revenons à cette simple page de papier et regardons un peu mieux ce qui s’y trouve. On voit des éléments qui ont attrait au « quoi » et au « comment », des actions, des concepts. C’est exactement ce qu’il nous faut. Prenons ce joyeux bazar et commençons à relier les thèmes principaux. Il est toujours plus simple de choisir l’histoire que l’on veut lorsque tous les chapitres sont devant nous. Est-ce qu’on veut parler du rhume qui gaîte chaque noctambule ou des animations proposées ?

Storyboard - étape 2
Storyboard - étape 2

Profitez en aussi pour rayer les idées à écarter. Si vous vous êtes retenus de les inscrire jusqu’à maintenant, c’est le moment: ça soulage l’esprit et ça peut mener vers de bons points. Dans cet exemple, je n’ai pas d’idée particulièrement hors contexte ou que je ne souhaite pas exploiter mais c’est un pur hasard.

Passons maintenant une deuxième fois sur notre schéma pour voir les synergies entre les différents points et les idées qui en cascadent.

Storyboard - étape 3
Storyboard - étape 3

La quatrième partie de l’exercice donne plus de corps à notre histoire. On va maintenant relier nos patatoïdes pour en faire des chapitres – chronologiquement, par sujet, par zone géographique – et ordonner tout ça sous format numérique.

Storyboard - étape 4
Storyboard - étape 4

Cette méthodologie permet de gagner énormément de temps lorsque l’on s’attaque à des présentations ayant un périmètre un peu plus large que l’organisation d’une soirée entre amis 🙂 Non seulement le processus ne prend pas plus de quelques minutes mais en plus vous aurez la certitude d’avoir la bonne correspondance entre ce que vous voulez dire et les ressources qui vous permettront de construire votre histoire, tout en suivant un fil rouge.

Quel que soit le support utilisé, le point de ce premier article est de savoir prendre le temps de savoir ce qu’on veut dire avant de l’écrire. On verra les Forces et faiblesses de Powerpoint 2007, les Killer Slides et autres approches plus technologiques dans les articles suivant.

Bon chiffonage !
Grégory Raby