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Productivité : Réussir ses présentations Powerpoint #1

L’un des aspects les plus importants dans le cadre d’une présentation est l’ordre selon lequel le les idées sont agencées et le lien qui les unies. C’est ce qu’on appelle communément un storyboard. Que ce soit de par votre expérience ou de par ce qu’on vous demande précisément d’explorer, au moment où Powerpoint se lance, vous avez déjà une vague trame en tête.  Pourtant cette étape généralement gérée au fil de l’eau va bien au delà du cadre de notre ami Powerpoint, on touche au fondement de la manière dont on veut raconter une histoire.

Pour une fois la productivité ne se situe pas dans une meilleure utilisation d’un logiciel mais bien dans la manière dont on veut déjà soi-même mettre à plat nos idées.

De manière très pratique, on va se poser les questions suivantes pour assoir notre pensée:

  1. Quel est le sujet principal de ma présentation ?
  2. Qu’est ce que j’ai à dire à ce sujet ?
  3. Quelles idées connexes me viennent à l’esprit ?
  4. Quel(s) est/sont le(s) objectif(s) secondaire(s) ?

Pour répondre à tout ça, on va se prendre par la main et avec la main qui nous reste on attrapera un papier et un stylo. Les plus sophistiqués utiliseront un logiciel de mind-mapping, les plus équipés allumerons un Dell Latitude XT avec Microsoft One Note, les plus pervers se jetterons sur un diagramme en fishbone. Pour ma part, j’ai toujours un faible pour le papier 🙂

Commençons par un premier jet:

Storyboard - étape 1
Storyboard – étape 1

Ici, j’ai pris pour exemple un thème qui traine: la Nuit Blanche à Paris du 4 octobre 2008. En commençant par mon point principal au centre de la page, j’ai ensuite listé les idées associées dans le sens des aiguilles d’une montre. Pour chacun de ces points secondaires, j’ai ajouté un troisième et quatrième niveau listant des points de détails ou des actions simples. J’admets d’entrée que j’aurai pu me creuser un peu plus la tête pour imaginer un sujet plus complexe. Ça marche aussi avec des sujets plus épineux !

Revenons à cette simple page de papier et regardons un peu mieux ce qui s’y trouve. On voit des éléments qui ont attrait au « quoi » et au « comment », des actions, des concepts. C’est exactement ce qu’il nous faut. Prenons ce joyeux bazar et commençons à relier les thèmes principaux. Il est toujours plus simple de choisir l’histoire que l’on veut lorsque tous les chapitres sont devant nous. Est-ce qu’on veut parler du rhume qui gaîte chaque noctambule ou des animations proposées ?

Storyboard - étape 2
Storyboard – étape 2

Profitez en aussi pour rayer les idées à écarter. Si vous vous êtes retenus de les inscrire jusqu’à maintenant, c’est le moment: ça soulage l’esprit et ça peut mener vers de bons points. Dans cet exemple, je n’ai pas d’idée particulièrement hors contexte ou que je ne souhaite pas exploiter mais c’est un pur hasard.

Passons maintenant une deuxième fois sur notre schéma pour voir les synergies entre les différents points et les idées qui en cascadent.

Storyboard - étape 3
Storyboard – étape 3

La quatrième partie de l’exercice donne plus de corps à notre histoire. On va maintenant relier nos patatoïdes pour en faire des chapitres – chronologiquement, par sujet, par zone géographique – et ordonner tout ça sous format numérique.

Storyboard - étape 4
Storyboard – étape 4

Cette méthodologie permet de gagner énormément de temps lorsque l’on s’attaque à des présentations ayant un périmètre un peu plus large que l’organisation d’une soirée entre amis 🙂 Non seulement le processus ne prend pas plus de quelques minutes mais en plus vous aurez la certitude d’avoir la bonne correspondance entre ce que vous voulez dire et les ressources qui vous permettront de construire votre histoire, tout en suivant un fil rouge.

Quel que soit le support utilisé, le point de ce premier article est de savoir prendre le temps de savoir ce qu’on veut dire avant de l’écrire. On verra les Forces et faiblesses de Powerpoint 2007, les Killer Slides et autres approches plus technologiques dans les articles suivant.

Bon chiffonage !
Grégory Raby

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Microskills: Boostez l’efficacité de vos réunions

La méthodologie Six Sigma apporte énormément de bénéfices aux sociétés qui l’emploie et qui se donnent du mal pour être mieux structurées. Pour autant, on sait bien que l’un des effets collatéraux de LEAN est de tuer la créativité ou du moins de ne pas favoriser un environnement permettant l’innovation. 3M, le créateur du Post-it, est un cas d’école en la matière.

L’un des stigmates de la culture Six Sigma ressort souvent dans le cadre de réunions. Les participants peuvent être réticents à l’idée de partager leur point de vue; on cherche à se structurer, quitte à perdre des points importants qui finiront à chaque fois par ressortir lors d’une pause café en fin de journée.

La vérité est ailleurs

Bon, on ne changera pas le monde mais pour ce qui nous intéresse ici, il va falloir arriver à débrider cette fameuse « créativité », établir un climat de confiance pour mieux partager les bonnes informations au bon moment. Ça semble ambitieux, mais comme pour toutes choses ambitieuses, la solution se trouve dans une myriade de petites étapes plus simples, plus atteignables et qui portent plus sur le « comment ».

Micro-skills est le terme généralement employé pour décrire l’ensemble de ces techniques. C’est une manière de penser et de communiquer qui vise à libérer plus vite et plus qualitativement des idées généralement mises de côté. Chaque micro-skill est fait de petites étapes qui touchent à différent facteurs comportementaux. Certaines pratiques sont simples à mettre en place, d’autre requièrent un peu plus de pratique.

Icebreakers

Sans doute la session la plus répandue dans les réunions tout type d’équipe et toutes tailles confondues. L’icebreaker consiste simplement à faire un peu oublier leur fonctions aux participants en les invitant à prendre part à une activité toujours un peu décalée. Généralement plus efficace quand l’audience est dans la même salle, des outils de partage d’écran (Microsoft LiveMeeting par exemple) pourront réduire le handicap dans certains cas. J’ai eu l’opportunité dans experimenter un panel assez large allant de l’orchestre de salsa à la classique construction d’un pont (par équipe) en meccanos en passant par les sempiternelles feuilles de papier révélant des faits méconnus à attribuer à chacun.

Microskills: Boostez l'efficacité de vos réunions -

Quelque soit l’activité, vous aurez toujours quelques intrus ne se prétant pas tellement au jeu sous couvert de trouver ca ridicule. La raison se cache souvent plus dans la peur du regard des autres. Mettez-les en avant subtilement et vous gagnerez des alliés fidèles.

Quelques exemples:

  • Introductions: former des binômes (d’inconnus) qui n’auront que 5 minutes pour se parler. Chaque individu devra présenterl’autre moitie de son binôme en 5 minutes devant le reste des groupes.
  • Définir son environnement: chaque groupe doit lister les principaux critères qui font que leur environnement de travail a un impact positif.
  • Résistance au changement: Proposer une contrainte pour le reste de la journée / à soumettre au reste de l’entreprise et former des petits groupes pour voir comment les équipes facilitent ou bloquent le changement.
  • Construction: chaque groupe devra piocher des briques en plastique d’un seau pour construire une structure tirée au sort. Pour pimenter le jeu, on pourra ajouter une contrainte par groupe au fur et à mesure.
Microskills: Boostez l'efficacité de vos réunions -

L’apôtre (la PO3)

L’apôtre est clairement l’un de mes favoris. L’idée est de commencer la réunion par un défouloir de 5-10 minutes en capturant les points que les participants s’attendent à discuter. Cela donne énormement d’informations sur l’ambiance, les connexions entre participants et va valider votre agenda de réunion: « Qu’attendez-vous de notre réunion aujourd’hui ? ». Il vous en coûtera juste un paperboard et un marqueur. A vous de savoir organiser ce flot en catégories au fur et à mesure pour ajouter un vrai plus.
N’oubliez pas de valider que vous avez couvert chaque point à la fin de la réunion ou que les points non-couverts seront discutés prochainement.

Cercles de discussion (Talking Circles)

Comme le nom l’indique, cette technique implique de créer des groupes de discussion au sein de votre audience. Cela implique d’avoir au moins une vingtaine de participants. Divisez votre audience en plusieurs groupes homogenes et faites les travailler sur un objectif. A la fin de la session de travail, faites en sorte que les groupes se presentent leur trouvailles. N’oubliez pas d’insister qu’il s’agit d’un exercice exploratoire, et qu’il n’y a pas de bonne au mauvaise réponse. Tous les profils se sentiront impliqués et auront une chance de prendre la parole.

Check-in

Il s’agit de faire un tour de table des participants en allouant à chacun 30 secondes pour se présenter et expliquer ce qu’il attend de la réunion. Bien que se rapprochant de l’apôtre, l’objectif ici n’est pas de créer une liste de points à aborder mais plus de permettre à chacun de s’exprimer devant le groupe, de permettre à des gens qui se connaissent par email de voir la personne qui va avec et enfin de lancer une certaine dynamique.

Check-out

Prévoir 5/10 minutes en fin de réunion pour permettre d’échanger sur ce qui a été discuté. A-t’on été productif pour chaque équipe, pour la compagnie, à titre individuel ? On pourra utiliser le « start / stop / continue » pour ventiler les retours.

Coaching / Deep Dive

Cette approche permet a un individu de prendre le temps de partager avec ses pairs un projet, généralement ambitieux ou recevant beaucoup d’attention. Faire face à une audience d’un niveau plus élevé ou hors contexte permet de rationaliser les étapes du projet et pourquoi pas de renforcer des points survolés par le comité de pilotage ou de direction.

Microskills: Boostez l'efficacité de vos réunions -

Dans ce cas précis, s’assurer du suivi des points listés pour être certain de la mise en application (ou du rejet).

Voilà tout pour le retour de vacances mais la liste est longue. D’ici à une suite à cet article, quels trucs et astuces utilisez-vous pour rendre vos réunions plus productives ?

Greg

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8 outils vitaux pour auditer, sécuriser et optimiser votre projet web

Alors que je suis en cours de finalisation d’un site pour un client, je voulais en profiter pour partager une série d’outils en ligne et côté client permettant de disséquer vos pages.

Pourquoi se faire du mal quand tout à l’air d’aller bien ? Tout simplement parce que vous êtes assis sur une mine d’information non-exploitées qui vous permettrait d’améliorer la compatibilités cross-navigateurs, le temps de chargement, fermer les failles de sécurité et de savoir si le site est toujours disponible quand vous n’êtes pas là pour regarder.

Plugins Firefox

YSlow

Plugin pour Firefox: YSlow

Vous connaissez certainement le service YSlow de Yahoo!, il s’agit de la version déportée, en plugin pour firefox. Comme dans la version hébergée chez yahoo!, vous obtiendrez un score sur 100 vous suggérant des catégories d’amélioration possibles. Tout n’est pas pertinent (le CDN par exemple n’est pas réaliste pour les sites en début de carrière).
>> https://addons.mozilla.org/firefox/addon/5369

Webdevelopper Toolbar

Plugin Firefox : WebDevelopper Toolbar

C’est à peu près ce à quoi on peut s’attendre. Une bar d’outils qui vient se nicher dans Firefox et qui permet d’appliquer une série de filtres à vos pages, de les éditer à la volée et de valider la qualité du code employé.
>> https://addons.mozilla.org/firefox/addon/60

Plugins Internet Explorer

Et oui il y en a aussi et étant largement méconnus, ca valait bien une mention spéciale.

DebugBar

Plugins pour IE : Debug Toolbar

Cette toolbar pour IE est assez similaire à la Webdevelopper Toolbar disponible pour Firefox. L’image ci-dessus vous donne un apperçu de ce que vous y trouverez.
>> https://www.debugbar.com

Services en ligne

Si Firefox nous permet de charger beaucoup de plugins vraiment utiles et performants, on reste dans le cas ou c’est votre connexion qui va aller faire les tests. Pas génial d’un point de vue méthodologique, d’autant que plusieurs critères peuvent donner des réponses variables en fonction de l’heure de la journée. Grâce aux services en ligne, vous pourrez effectuer des tests transparents et suivre la disponibilité de votre serveur en permanence.

Pingdom

Services en ligne : Pingdom

Excellent service permettant de visualiser ce qui se passe quand un navigateur tente d’accéder à votre site sous la forme d’un diagramme de Gantt. Très efficace et simple à interpréter, ce test se combine très bien avec YSlow; l’un vous donne des directions vers lesquelles creuser et l’autre validera la mise en place de vos changements. C’est grâce à Pingdom que je me suis rendu compte que le temps de réponse de mon héberger pourrait être optimisé… c’est une autre discussion, mais je recommande ce test avant de choisir un héberger.
>> https://tools.pingdom.com

Woozweb

Services en ligne : Woozweb

Encore un excellent service en ligne que j’utilise au quotidien. Woozweb vous donne un historique de la disponibilité de votre site. Leurs serveurs vont « pinger » votre site et mesurer le temps de réponse. Dans le cas ou le site réponde lentement voire pas du tout, vous recevrez un email disant qu’il y a des lenteurs ou un réel problème de disponibilité. Le robot sonde votre url toutes les 15 minutes et les résultats viennent alimenter un graphique quotidien qui est ensuite archivé.
>> https://www.woozweb.com

Applications côté client

Le « tout internet » est clairement une bonne chose… oui mais voilà, tous vos projets web ne sont pas forcement accessibles librement sur le net, ou dans certains cas, particulièrement les grosses applications, le nombre de requêtes ne permet pas d’utiliser un service gratuit. C’est là que les applications côté client prennent tout leur sens.

SoftX HTTP Debugger Pro

Identifiez les paramètres utilisés par les formulaires, les cookies, le code source de la page, debuggez le code Javascript et VB, creusez les alertes d’erreurs sur vos pages… Bref tout ce qu’il faut pour que les webmasters / analystes / développeurs travaillent au debuggage et à l’optimisation de votre projet web.
>> https://www.httpdebugger.com

Fiddler HTTP Debugger

Cet outil permet d’intercepter et de modifier à la volée les données échangées entre votre navigateur et un serveur. En réalité, il fait un peu plus que ca, mais ca ne nous intéressera pas ici. C’est une version un peu sous-dimensionnée de HTTP Debugger Pro mais il à l’avantage d’être gratuit et d’avoir une série de plugins qui peuvent rajouter des fonctionnalités intéressantes.
>> https://www.fiddlertool.com/fiddler

Il existe bien sur des centaines d’autres services (gratuits ou non) offrant des options similaires. Certains s’attaquent spécifiquement à l’optimisation de votre référencement (SEO), d’autres aux failles de sécurité etc… Ce n’est que mon humble liste mais n’hésitez pas à contribuer !

Greg

NB: les rapports générés par ces services sont des candidats idéaux pour alimenter votre « Tableau de bord » dans la série des KPI sur la santé de votre projet.

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Le meilleur de Google Maps

Ces deux dernières semaines j’ai un peu relâché la cadence de publication du site. Je travaille sur 2 projets perso en plus de mon « vrai » travail et mes nuits commencent à se faire courtes. Sans compter la lecture du très bon « Don’t Make Me Think » de Steve Krug. Bref, tout ca pour dire que si je ne publie rien, j’accumule de quoi faire 2 bonnes études de cas qui j’espère vous parleront.

Tout ca pour revenir à google maps. L’un de mes projets vise à refondre un site de réservation en ligne pour des hôtels parisiens 3 et 4 étoiles. L’un des facteurs différenciateurs pour les visiteurs cherchant ce type de prestation peut être au niveau de la localisation de l’hôtel. Lorsque l’on rentre dans le domaine du luxe / haut de gamme, le prix reste un critère important mais le premier plan est occupé par la qualité de la prestation. De belles photos et un texte accrocheur sont définitivement des incontournables, mais à l’heure du 2.0, on va chercher le petit plus d’interactivité qui fait que, sans être intrusif pour ceux qui n’en veulent pas, on va proposer des fonctionnalités complémentaires à ceux qui les recherchent. Un exemple assez évident dans ce cas sera le fameux Google Maps.

Vous auriez une carte ?

J’imagine que tout ceux qui viennent sur ce site on déjà utilisé ce service pour trouver un itinéraire, pour voir leur immeuble vu du ciel ou pour aller voir à quoi ressemble cette plage du bout du monde qu’ils s’apprêtent à payer une fortune pour une semaine… et bien c’est là tout l’intérêt, mettre en avant ce bout d’interactivité qui a peu d’effet collatéraux (temps de chargement, à la limite).

Même sans routes, on peut personnaliser !
(Source: Google Maps, quelquepart aux Maldives)

Une fois convaincu par l’idée d’intégrer une carte dans l’un de vos projets, on va mettre notre valeur ajoutée de marketeux au service de nos utilisateurs en essayant de tirer le meilleur des fonctionnalités de google maps… Et c’est là que les ennuis commencent:

  • Comment trouver les coordonnées d’un point à ajouter dans une carte ?
  • Comment ajouter des marqueurs personnalisés ?
  • Comment modifier les options d’affichage ?
  • Comment intégrer le code dans mon site ?

Pour toutes ces questions et bien plus, Pascal Martin nous fait faire un tour très pédagogique de ce que google maps peut faire pour vous. J’ai évidemment trouvé ses articles une fois que j’avais déjà fini l’intégration dans mon projet mais il est clair que j’aurai gagné de bonnes heures si je les avait trouvé plus tôt. Bref, un lien incontournable à mettre dans vos favoris et à ressortir la prochaine fois que l’idée vous passe par la tête.
Vous pouvez aussi éventuellement jeter un coup d’œil au blog de l’équipe de Google maps qui présente jour après jour les nouvelles fonctionnalités de leur outil.

Vous voulez tout tout de suite ?

Pour ceux qui préfèrent utiliser les solutions toutes faites, il existe aussi des « map makers » qui permettent de faire en quelques clics une carte propre avec quelques fonctionnalités. A ce jour, aucun ne m’a donné le niveau de personnalisation dont j’avais besoin pour mon client. Voilà ceux que j’ai pu tester, par ordre de préférence:

  1. MapMaker
  2. Map Generator
  3. Icon Image Sets

A noter que Google va fermer Google Map Maker qui permettait d’editer les cartes utilisées par le service Google Maps. .

Si vous n’arrivez toujours pas à faire ce que vous recherchez, il existe encore une dernière solution. Imparable: Le tapis de jardin Google Maps !

La solution imparable pour personnaliser Google Maps
(source: Robert Sollis | On peut d'ailleurs vérifier si ça marche ici)

Si vous avez des exemples, des réalisations ou des outils à partager, ça se passe en dessous. Sinon bonnes cartes !
Greg

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Livres Blanc Productivité

L’impact du web 2.0 sur la communication d’Entreprise

Le web 2.0 nous apporte de fantastiques opportunités pour interagir avec l’information : on démarre sa journée avec iGoogle / Netvibes, on réagi sur les sites d’information en laissant ses commentaires ou lorsque l’on rattrape les derniers épisodes de l’atelier numérique sur son lecteur MP3 en allant faire un bout de jogging ou ses courses. A l’échelle de l’entreprise, ces applications ont souvent beaucoup d’intérêt pourtant leur adoption est beaucoup plus lente. Outre les défis technologiques à relever (services, sécurité, formation, maintenance), c’est bien la question du Revenu sur Investissement qui prévaut. Un rapport Forrester de juin 2007 se penche sur le déploiement des applications web 2.0 dans les grandes entreprises (500 employés et plus). On y trouve une approche très rationalisée de ces technologies qui revient à se poser la question suivante : quelle technologie offre la valeur ajoutée qui permettra à l’Entreprise de mieux fonctionner ?

Loin de la « hype » d’un facebook (déjà ringard) ou des contributions sans fin (bien que stagnantes) de wikipedia, il semblerait que les noms des vraies innovations marquantes se dévoilent à travers les calculs froids des départements IT de grands groupes. Le graphique ci-dessous nous montre le classement des applications les plus génératrices de valeur ajoutée

Quelles technologies créent de la valeur pour l’entreprise ?
Quelle application change la donne en Entreprise ?
Il apparait donc clairement que l’entreprise considère plus volontiers l’adoption des flux RSS que la mise en place de blogs interne. Bien que l’email soit absent de ce classement plusieurs points sont intéressants à noter :

  • Les cadres sont demandeurs d’information (44%) dans un format contrôlé, « exportable ».
  • Les cadres voient peu de valeur ajoutée à communiquer de manière formelle (38%) alors qu’ils plébiscitent la communication instantanée (37%)

A bien y penser, cela n’a rien d’étonnant, il est plus rentable d’avoir une masse salariale dans l’action plutôt que dans la documentation. Pour autant, les marketeux retiendront aussi que le RSS continue son chemin et s’infiltre jusque dans l’entreprise. Comment tirer partie de cette évolution ? Le fait que le RSS s’impose petit à petit en entreprise (35% des interrogés prévoit un fort développement dans les 6 mois) à différents impacts sur la manière dont on touche à ces cibles. D’une part, on va voir un appétit croissant pour les flux et d’autre part on va voir une concentration de cette offre. Appétit croissant parce que le RSS va devenir un outil standard du pack de l’employé et par conséquent on va voir une adoption plus forte chez les populations qui ne sont pas déjà utilisatrices (typiquement les départements Relations Presse).

En parallèle, on verra certainement une forte volatilité puis concentration drastique : les lecteurs seront de plus en plus exigeants, zapperont d’une source à une autre en cherchant le contenu le plus frais et lisible. Ce travail de recherche est associable à une perte de temps pour la plupart des utilisateurs et c’est typiquement le rôle d’un META RSS que de se débrouiller pour trouver LA page de news idéale pour chacun. On connait déjà les propositions (pour l’instant faiblardes) d’iGoogle et les consolidateurs de news fleurissent un peu parotut. La normalisation du contenu généré par les utilisateurs est déjà en marche !
Greg