Comment (vous) préparer (à) la notation de votre équipe en fin d’année

La fin d’année apporte son lot de bonnes nouvelles pour contrer l’arrivée de l’hiver : le début de la période des raclettes, les versions béta des suite d’Adobe, les soirées de noël avec les copains mais c’est surtout le moment tant attendu où l’on prépare les évaluations.

En fonction des tempéraments, cette étape peut être vécue comme un retour à l’école, comme une récompense bien méritée ou encore comme un couperet bien aiguisé venant sanctionné une année de mou. Outre une certaine intuition, il se peut aussi qu’un coup de poker vienne troubler le jeu. Dans un nombre grandissant d’entreprises, les évaluations annuelles ont vu s’inviter un nouvel élément : l’autre. Il y a quelques années, on demandait à ses pairs de partager leur retour (principalement bien veillant et constructif). Aujourd’hui, les nouvelles normes veulent que l’on note en fonction :

  • des résultats de l’entreprise (ce qui peut se décliner de différentes manières, comme un département, un segment de ventes ou une combinaison des 3),
  • des attentes que l’on a pour un employé à un certain grade,
  • mais aussi du niveau d’implication par rapport à ses homologue.

Concrètement, ce système équivaut à chercher un moyen plus éthique de noter les employés en dépassant la simple relation employeur-employé. S’il devait y avoir une liste de 1 à n des employés d’un même grade, quel serait l’ordre le moins contestable ?

Pour arriver à ce résultat, il y a plusieurs évidences. D’une part, il va sans dire qu’il vaut mieux avoir livré de nombreux projets, en temps et en heure avec un haut niveau de qualité, et l’avoir montré tout au fil de l’année plutôt que d’avoir passé son temps sur Facebook ou sur des activités professionnelles mais non mesurable. En partant du principe que vous avez rempli votre mission en bonne et due forme tout au long de l’année, on va aussi regarder dans quelle mesure vous avez rempli cette mission par rapport à vos homologues : “Il est bon mais par rapport à XYZ, il est meilleur ou pas ?”. Si l’on arrive pas à s’aligner (politique de celui qui crie le plus fort), il reste le choix des données quantifiables.

Les “selling points” de chaque employés sont probablement déjà dans la tête de chaque bon manager, accompagné d’un classement pré-établi. Enfin, c’est ce qu’on se dit, mais au moment de le partager, les managers se rendent compte qu’ils n’ont pas un format prêt à être utilisé par leurs managers; les employés se rendent compte qu’ils n’ont peut être pas mâché le travail de leur manager qui au bout du compte est leur seule option d’avoir une augmentation, un bonus ou d’éviter des choses moins glorieuses.

Employés, comment faciliter le travail de votre manageur ?

Encore une fois, partons du principe que vous n’avez pas de quoi rougir en fin d’année et que vous ayez un projet professionnel en tête. Commencez par bloquer 2 heures sur votre calendrier, mettez vous dans de bonne conditions pour ne pas être dérangé / distrait et lancez vous.

  • Sur une feuille, listez tous vos livrables de l’année et structurez les en 2-3 grandes catégories, pas plus. Ajoutez une pluie de chiffres / mesures et de bénéfices clients. C’est le “quoi”. Si vous avez des objectifs détaillés, cette partie ira probablement plus vite… mais avec les méthodologies de projets “agiles”, il est probable qu’il y ait un écart entre le plan et la réalité.
  • Laissez reposer et sur une autre feuille pensez à vos qualités principales, à ce que les gens disent de vous ou ce pourquoi vous avez pu recevoir des distinctions. C’est le “comment”.
  • Mariez les deux en vous assurant de dire “comment” vous avez factuellement achevé “quel” projet. Laissez reposer et comparez à votre évaluation de l’année précédente.
Si vous trouvez que vous avez mûri, gagné en périmètre; c’est probablement un bon signe que vous avez rempli votre contrat, même s’il n’y a rien de mal à ce que ne soit pas le cas. Idéalement, votre bilan annuel doit vous rapprocher du profil type requis pour obtenir votre futur job. Il n’y a pas forcement de format type, à chaque organisation ses préférences.
Une fois ce document remis à votre manager, parlez-en avec lui pour avoir un retour initial et s’assurer d’être sur la même longueur d’onde. Une rapide discussion avec un mentor viendra compléter ce travail préparatoire. Et oui, c’est du boulot !

Managers, comment présenter votre équipe sous son meilleur jour ?

En imaginant que vous ayez donné un format type à remplir à vos employés et que ceux-ci n’ont qu’à faire la translation par rapport à des objectifs clairement détaillés, vous obtiendrez sans doute de meilleurs résultat que si vous comptez sur le bon sens commun. Établissez donc un calendrier des étapes de ce processus pour ne prendre personne au dépourvu, vous compris.

Une fois ces informations précieuses recueillies, imprimez tout ça et cherchez à mettre en avant les points forts sur lesquels vous voudrez vous baser pour vendre au mieux vos employés. Là encore, pensez au quoi et au comment. Si vous devez départager deux employés qui ont travaillé pendant un an à la préparation d’un projet qui interviendra uniquement l’année prochaine, il faudra pouvoir expliquer en quoi votre ressource s’est particulièrement distingué par rapport à l’autre. Pour cela, les commentaires de partenaires peuvent être une source intéressante.

Il ne vous reste plus qu’à vous lancer et aller obtenir ce que vous pensez être juste pour votre équipe, tout en restant ouvert à des éléments extérieurs. Et oui, d’autres auront probablement préparé cette calibration aussi et pourraient même avoir des choses à dire sur votre propre équipe !

Bonnes évaluations
Grégory

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