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Productivité

Laissez WordPress (et ses plugins) se mettre à jour automatiquement !

Les statistiques varient mais directionnellement, on s’accorde à dire que WordPress fait tourner près de 20% d’internet. Des sites aussi larges que time.com (ou reuters, Vogue, BBC, TechCrunch,…) et aussi flexible que le blog de votre petit filleul. Si ce CMS a énormément d’avantages, à commencer par sa communauté, c’est son équipe centrale qui continue tout de même à porter la cadence des mises à jour et du planning des nouvelles fonctionnalités. Bref, que du bon, si ce n’est qu’entre les mises à jour de WordPress, les mises à jours des thèmes et les mises à jour des plugins, vous ne passerez plus une semaine sans avoir à cliquer sur un bouton de maintenance… Mais ça, c’était avant.

mise_a_jour_wordpress

La mise à jour qui fait des mises à jour

Si vous utilisez l’excellent plugin fourre-tout qu’est Jetpack, sachez que la version 3.3 vous permet maintenant de garder vos plugins à jour. Pour se faire, rien de plus simple.

  1. Allez dans votre menu d’administration et choisissez « mettre à jour » pour l’extension Jetpack. Vous devez obtenir une version supérieure à la version 3.3.
  2. Sur la page de Jetpack vous trouverez une annonce qui met en avant la fonctionnalité de gestion centralisée de votre site. Activez la.
    jetpack
  3. Vous pouvez maintenant vous rendre sur votre page https://wordpress.com/plugins et voir d’un coup d’œil tous les plugins qui requièrent votre attention…

Mais alors où est l’avancée par rapport au menu classique, directement dans votre site ?

Une fois votre site connecté à wordpress.com via Jetpack 3.3, c’est dans le menu de gestion de vos plugins que vous trouverez l’option de mise à jour. Appliquez la à tous vos plugins et à vous la tranquillité. Regardez :

activer_mise_a_jour_automatique_wordpress

Bon, c’est très sympa et effectivement on gagne du temps, mais sachez qui si vous avez plusieurs sites WordPress, ils sont TOUS administrables à partir de ce même menu. Ainsi, si vous activez la mise à jour du plugin « Akismet » (détecteur de spam dans vos commentaires), vous l’activez pour l’ensemble des sites connectés à votre compte wordpress.com. Pas mal, non ?!

Autant dire que si vous avez un compte chez ManageWP ou InfiniteWP, vous venez peut-être de trouver un moyen de faire des économies.

La méthode siouxe

Si l’on ne souhaite pas passer par Jetpack et sa gestion centralisée des sites, il existe une méthode plus discrète mais pas moins efficace. Il vous faudra éditer le fichier de configuration de votre site pour y ajouter quelques lignes de code.

  1. A l’aide d’un éditeur de texte (Notepad suffit), ouvrez le fichier wp-config.php qui se situe à la racine de votre site WordPress.
  2. Ajoutez ces 3 lignes à la fin du fichier et enregistrez-le à nouveau sur votre serveur.

[code]define(‘WP_AUTO_UPDATE_CORE’, true);
add_filter( ‘auto_update_plugin’, ‘__return_true’ );
add_filter( ‘auto_update_theme’, ‘__return_true’ );[/code]

Comme vous le devinez, ces instructions vont dire à votre installation WordPress de mettre à jour votre site pour chaque nouvelle version de WordPress, mais aussi pour chaque nouvelle version d’un des plugins de votre site et enfin pour chaque nouvelle version des thèmes de votre site ! La totale.

Si vous voulez en savoir plus sur les options de mise à jour à partir du fichier wp-config, tout est détaillé dans les pages du codex. Vous pourrez par exemple y trouver la syntaxe à employer pour bloquer la mise à jour de certains éléments… pratique dans certains cas.

Il est bon de rappeler qu’activer la mise à jour automatique a aussi sa part de dangers. Imaginez qu’un développeur publie une nouvelle version d’une extension qui ne soit simplement plus compatible avec votre thème… la mise à jour manuelle vous assure d’être au courant dans l’instant.
Ces fonctionnalités sont donc peut-être à réserver à des sites de contenu pur (sans ecommerce) ou des sites de test et preview.

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Ressources

Comment prendre la parole en réunion ?

Je suis plutôt du genre à discret et observateur. « Il faut tourner sept fois sa langue dans sa bouche avant de parler », « Se regarder scrupuleusement soi-même, ne regarder que discrètement les autres » … Ce genre de choses. Le problème c’est qu’au bout du compte, on finit surtout par prendre l’habitude de ne rien dire du tout.
En s’accordant un peu le bénéfice du doute, il est probable que sur le nombre de fois j’ai été à deux doigts de dire ce qui me brûlait les lèvres, la moyenne n’aurait pas été une si négative. Ce qui est certain, c’est que ne rien dire du tout ne va pas vous mener beaucoup plus loin que de dire de petites bêtises de temps à autres. Vous avez donc tout intérêt à vous y mettre un peu !

etre timide

Pour tout un tas de gens, prendre la parole en réunion pour partager des idées (allant de franchement honteuses à absolument brillantes) semble être aussi naturel que de respirer. Si l’on se trouve du côté bleu de la roue Forté ou INTP/INTJ de la matrice Myers Brigg, pas de chance, prendre la parole dans une réunion est un effort. Heureusement, comme tout effort, il se saucissonne, se structure et on peut en faire quelque chose de surmontable.

Dans les paragraphes suivants, j’ai tenté de lister les niveaux de participation avec des exemples très simplistes. Ils ont l’avantage de montrer la différence que l’on peut faire et petit à petit sortir de son trou !

  1. Le muet
    Je ne dis RIEN durant les réunions. J’ai le droit à la parole, j’ai des idées à partager mais je préfère prendre des notes et rebondir, via email, après coup.
  2. Le catalyseur
    La première marche à franchir est celle du catalyseur. Bien que très discret, il participe par moment pour semer des indices et influencer la discussion. Il ne s’attaque pas de manière frontale aux avis des autres, il indique plus ou moins naïvement qu’il existe d’autres options au fur et à mesure de la discussion.

     

    Exemple : Vous êtes dans une réunion visant à décider du restaurant à choisir pour un dîner d’équipe (je n’avais pas de meilleure idée !). La décision s’oriente vers un bar à vin. Vous dites : « Est-ce qu’on devrait aussi considérer un type de restaurant qui aille aussi aux végétariens ? »

  3. Le donneur de leçon
    Cette catégorie est un désastre. Certes, ceux qui en font partie parlent plus et se mettent plus en danger en proposant leur point de vue… mais ils ne font (a) pas avancer le débat et (b) leur intervention ressemble surtout à un exutoire. D’ailleurs, le timing de leur intervention est souvent révélateur.

     

    Exemple : « Je vais déjà dans des bars à vins tous les weekends, je préfère un restaurant Thaï ».

  4. L’argumentateur
    timide_3Revenons à la raison, si l’on à quelque chose à dire, c’est pour faire avancer le débat. Sans s’opposer idéologiquement aux autres, il va expliquer aux autres les arguments qui font qu’il a un point de vue différent.

     

    Exemple : « J’adore les bars à vin mais un bon tiers de l’équipe étant végétarienne on serait aussi bien chez un bon italien ou un restaurant Thaï. »

  5. Le vendeur de voiture
    Tout en haut de la pyramide se trouve celui qui fera passer son opinion et qui changera le cours des décisions. Le vendeur de voiture déroule ses arguments mais surtout il vend sa proposition en fermant la discussion.

     

    Exemple : « J’adore les bars à vin mais un bon tiers de l’équipe étant végetarienne, on serait aussi bien chez un bon italien ou un restaurant Thaï. D’ailleurs, Michel du marketing connaît un excellent italien, il pourrait nous le réserver sans problème. Si vous êtes d’accord je lui envoie un email tout de suite ? »

timide_2

Si tout le monde commence à un stade différent, la bonne nouvelle c’est qu’il en faut très peu pour passer d’un stade à un autre. Au delà du numéro de votre catégorie, l’idée à retenir c’est que l’on peut faire des progrès petit à petit, valider chaque étape et passer à la suivante.

Il vous faudra bien entendu un petit peu de confiance en vous (ça se gagne à l’usage) et un peu d’empathie : en écoutant mieux les autres, vous saurez mieux vous integrer dans la discussion.

Pour finir sur une bonne note, découvrez la présentation de l’écrivain Kare Anderson lors de la conférence TED de septembre 2014 sur son chemin vers l’ouverture aux autres.

Bonne exploration !

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Productivité

Comment écrire une évaluation de fin d’année pertinente (et plutôt vite) ?

Comment faire une évaluation annuelle ? L’entretien annuel d’évaluation est une corvée que beaucoup redoutent. Que vous soyez minutieux au possible ou plutôt en « roue libre », le moment venu, il vous faudra toujours revenir sur les points clés de vos actions des 12 derniers mois et en faire ressortir le meilleur.

Comment formuler une évaluation ? Bien sur, on se dit qu’il faut se faire l’historique des projets, penser au QUOI et au COMMENT, reprendre la liste des objectifs et même rebondir sur une évaluation semestrielle dans certains cas. En bon gestionnaire de projet, on va essayer de mettre de l’ordre là dedans pour être un peu plus efficace avec… la méthode « S.T.A.R », rien que ça !

Situation

Votre évaluation sera lue par votre manager direct (ésperons le 🙂 mais aussi éventuellement par des personnes qui ne savent pas forcement qui vous êtes ou quel est votre rôle dans l’équipe. Imaginez un entretien RH durant lequel vous êtes obligez de tout reprendre… rien de grave, seulement une opportunité de prendre un peu de hauteur. Il convient donc de commencer par redéfinir le contexte.

Exemple commentaire evaluation fin d’année

  • Mon département a lancé un nouvel outil.
  • Lorsque j’ai débuté dans ce rôle, le taux d’attrition annuel était de XX%
  • Les revenus publicitaires étaient en chute et XX clients de longue date ne souhaitaient pas renouveler leur contrats.

Tâche

Une fois qu’on sait un peu dans quel décor on se situe, voyons ce qui vous était demandé, par qui, pour quand, où ça ?

Exemple evaluation fin d’année

  • Mon but était de former l’équipe au nouvel outil avant le lancement officiel.
  • Mon objectif état de réduire le taux d’attrition de 10 points.
  • Mon objectif était d’accroître le revenu publicitaire d’au moins 15% par rapport à l’année passée en stimulant la créativité, en proposant de nouveaux formats et en assurant un meilleur suivi du processus créatif.

Action

Naturellement, on va continuer à raconter notre histoire en parlant de ce que vous avez fait pour répondre à vos objectifs, des compétences utilisées et votre comportement. C’est ici qu’on mêlera le QUOI et le COMMENT.

Exemple de commentaire d’évaluation professionnelle

  • J’ai défini et géré un planning des formations impliquant les formateurs, les outils, les ressources et les groupes à former.
  • J’ai mis en place une enquête de satisfaction des employés ainsi qu’une boîte à suggestions. J’ai aussi mis en place un planning de suivi des agents incluant une réunion hebdomadaire.
  • J’ai crée un pack promotionnel accompagnant les brochures tarifaires pour illustrer notre stratégie et parler de nos succès avec des comptes reconnus. J’ai aussi mis un place une formation pour les gestionnaires de comptes afin d’aiguiser leur arguments de rétention.

Résultats

Le meilleur pour la fin, quels ont été vos livrables ? Si vous n’avez pas plongé vos lecteurs dans un bain de chiffres, le moment est venu de détailler l’impact de vos actions. Ne laissez pas  à votre chef le devoir de comprendre, calculer, comparer tel ou tel résultat; c’est à vous de prendre les devants et de dire que vos actions ont été impactantes, chiffres à l’appui.

Exemple d’evaluation de fin d’année

  • Le jour du lancement, 96% des employés connectés avaient suivi la formation que j’avais mis en place. Bien que les formulaires de demandes d’aides aient été en place, aucune demande n’a été formulée durant la première semaine.
  • Le taux d’attrition a baissé par pallier depuis la mise en place de mes actions avec un rapport de cause à effet indiscutable. Le taux est maintenant de de 10% contre 25% l’année dernière avec la même méthodologie de mesure et avec un contexte économique similaire. Par ailleurs, on a noté un plus faible taux d’absentéisme depuis la mise en place des réunions hebdomadaires.
  • Depuis la mise en place de mes actions, nous n’avons plus reporté de départ d’annonceurs. Les formations ont d’ailleurs contribué à la signature de 20 nouveaux contrats remontant notre chiffre d’affaire de 7% par rapport à la même période l’année dernière.

Il n’est vraiment question ici que de mieux raconter une histoire, faire son propre marketing. Outre le fait qu’il soit bien plus vendeur de suivre ces étapes, il s’avère aussi bien plus rapide d’écrire votre évaluation annuelle sous cette forme que de tenter de faire une liste par qualités, par ordre chronologique ou par simple ordre de ce qui vous passe par la tête en premier. Sans chercher à romancer les choses, l’approche S.T.A.R. a même un aspect ludique qui en réconciliera plus d’un avec cet exercice.

Comment réussir un entretien annuel ? Un dernier point, à mettre au compte des bonnes résolutions: il existe de nombreux moyens de construire votre histoire au fil des trimestres. Jetez donc un coup d’œil à ces exemples concrets de communication « vers le haut » afin d’être visible avec de la substance durant toute l’année.

– Episode #1: mesurer mesurer mesurer !
– Episode #2: le tableau de bord est un outil de communication !
– Episode #3: Scénarisez votre reporting !
– Episode #4: Optimisez, testez et évoluez !
– Episode #5: Innovation et eMarketing

Bonne lecture
Greg

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Productivité

Comparaison de listes dans Excel: Fuzzy Logic donne un coup de vieux à VLOOKUP

Si vous avez déjà eu à effectuer des comparaisons de listes dans Microsoft Excel, vous êtes forcement à l’aise avec VLOOKUP (ou « RECHERCHEV » si vous avez un Excel en Français). Dans la vraie vie, les choses peuvent se corser un peu et une petite phase d’analyse de données peut se transformer en un cauchemar de consolidation !

Mon VLOOKUP va très bien merci

La grande force de VLOOKUP est de faire des recherches très efficaces (rapides, fiables et précises) sur un grand nombre de lignes. C’est une arme redoutable pour comparer des données exactes ou pour faire un premier passage et dégrossir une liste récalcitrante.
Petit exemple :

excel_fuzzy_lookup_1

On va donc gentiment appliquer la formule classique du VLOOKUP / RechercheV, encadrée par un IFERROR / SiErreur pour y voir plus clair.excel_fuzzy_lookup_formula_1

On arrive donc à un résultat très satisfaisant. On retrouve bien uniquement les emails de réponse qui doivent apparaître. Tout le monde est content ! excel_fuzzy_lookup_2

Pourquoi chercher plus loin ?

Toutes les listes ne sont pas égales. Dans l’exemple dessous, on va regarder une liste un peu différente. Ici j’ai voulu reproduire un cas assez classique où l’on a une liste de prospects d’un coté et les réponses de ces prospects à un formulaire de l’autre. Forcement, notre belle liste toute propre du départ n’est plus aussi fidèle lorsque le prospect en question doit remplir un formulaire sur un salon avec un bout de papier. Voilà à quoi cette liste pourrait ressembler :excel_fuzzy_lookup_3

A partir du moment ou les données sont moins propres, VLOOKUP va prendre du plomb dans l’aile. Reprenons donc notre formule pour voir ce qui se passe ici :excel_fuzzy_lookup_formula_2

Malheureusement, ça se confirme, VLOOKUP est moins à l’aise lorsque les données sont plus « sales » :excel_fuzzy_lookup_4

VLOOKUP a plus d’un tour dans son sac

Vous aurez bien remarqué la dernière variable de la formule qui dit « FALSE ». Cet argument répond à la question « est-ce que j’ai le droit d’aller prendre des résultats approximatifs ». Regardons tout de suite ce que ça donne pour voir si on est sauvés pour autant :

La formule :excel_fuzzy_lookup_formula_3

Et le résultat :excel_fuzzy_lookup_5

Bien que partant d’une bonne intention, le résultat est moyen, voire mauvais. A défaut d’autre solution, cette option peut permettre de gagner un peu de temps pour un premier passage, avant de faire un sérieux ménage manuel.

Plus fort que VLOOKUP, voici FUZZY Logic

Sur StackOverflow.com, une communauté d’experts vous expliquera toute une série d’algorithmes de comparaisons basés sur des scripts VBA. Ça peut être un peu impressionnant au début mais au delà du côté barbant, l’idée revient généralement à regarder une cellule A, une cellule B et voir si la ressemblance est assez forte pour se dire que c’est un « partial match ». On dit alors que si la différence entre la cellule A et B est inférieure à un certain seuil, alors la correspondance est probablement valide.

L’un des algorithmes les plus reconnus est la distance de Levenshtein qui « donne une mesure de la similarité entre deux chaînes de caractères » (Wikipedia). L’idée est de se fixer un seuil de tolérance et d’automatiser tout ça pour effectuer des comparaisons de manière industrielle.

Reprenons notre dernière liste pour voir ce que ça donne.
excel_fuzzy_lookup_3

En appliquant correctement la configuration de Fuzzy logic, voilà ce que l’on obtient, en quelques clics :excel_fuzzy_lookup_final

Pour la petite histoire, voilà la procédure à suivre

  1. On sélectionne sa liste A et on fait un CTRL + L. On sélectionne sa liste B et on fait un CTRL + L
  2. On va chercher l’icone « Fuzzy Logic » dans le menu / ruban d’excel; un menu vient s’afficher sur la droite de l’écran.
    1. On vérifie que le « Tableau1 » fait bien face au « Tableau2 »
    2. On choisit les colonnes à afficher (ici j’e n’ai pris que ma colonne 2)
    3. On choisit le nombre de propositions faites par Fuzzy (ici une seule)
    4. On choisit le seuil de tolérance, plus il est bas (vers la gauche), plus on réduit l’écart possible entre la cellule source et la proposition faite par Fuzzy (ici 0,2).
  3. On appuie sur Go, et quelques secondes après, boum, c’est réglé. C’est pas loin d’être magique.

Les limitations de Fuzzy Logic

Dès l’instant où l’on sort d’une comparaison parfaite, on s’expose à des résultats dont l’exactitude peut varier. Il ne faut donc pas s’attendre à ce qu’un simple algorithme résolve tous nos problèmes.

Autre point de détail, si vous avez des listes un peu conséquentes, vous devrez apprendre à patienter un peu. Pour venir un bout d’une comparaison de 17000 lignes contre 43000 lignes, il m’aura fallu près de 3 heures avec un PC plutôt costaud (Core i7, 8Go de RAM, Windows 8 & Office 2013 64 bits).

Conclusion

Fuzzy Logic est fabuleux. Grâce à lui, j’ai pu me sortir en quelques jours d’une comparaison qui m’aurait pris deux bonnes semaines d’un travail particulièrement pénible en temps normal. C’est d’ailleurs ce qui m’a conduit à en faire un article sur ce site, pour en faire profiter tout le monde !

Pour le moment, vous devrez aller sur le site de Microsoft pour télécharger et installer ce plugin officiel, gratuit et INDISPENSABLE. Dans le fichier zip que vous y trouverez, Microsoft a inclus un fichier d’exemple ainsi que de la documentation pour aller un peu plus loin que l’humble exemple exposé ici. C’est très bien fait.

Vous trouverez aussi de nombreuses solutions payantes chez des éditeurs tiers. Je n’ai essayé que deux autres plugins similaires mais, outre le fait qu’ils soient payants, c’est avec Fuzzy Logic de Microsoft que j’ai obtenu les meilleurs résultats. Si vous avez d’autres propositions, je suis preneur !

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1and1

Transférez un nom de domaine vers 1and1

Transférez un nom de domaine vers 1and1 -

Toujours dans l’idée de consolider le nombre de prestataires qui constituent votre quotidien, le transfert de nom de domaine est depuis toujours un mal nécessaire. C’est souvent la raison qui motive des pages entières d’insultes visant les hébergeurs et des réaction parfois assez sévères de les clients.

Il existe plusieurs cas de figure en fonction de votre hébergeur d’origine et en fonction du nombre et type de nom de domaine que vous voulez transférer. De manière générale, vous allez suivre les étapes suivantes:

Transférez un nom de domaine vers 1and1 -

Préparer votre nom de domaine chez votre ancien hébergeur.

Ça parait tout bête, mais allez vérifier que vos informations sont à jour sur who.is. Si vous avez changé d’adresse email ou si vous n’êtes pas le dépositaire du nom, vous vous exposez a des situation horriblement compliquées dans le cadre d’un transfert. Ça ne vous prendra que quelques minutes et ça peut vous sauver des semaine entières. Une très large partie des clients frustrés par leur hébergeur se sont pris les pieds dans le tapis en sautant cette étape simple, ne faites pas la même erreur.

Profitez-en pour débloquer le nom de domaine contre les transferts et récupérer le code d’autorisation de transfert.

Certains hébergeurs ajoutent de précautions supplémentaires comme un filtre anti-spam sur vos adresses de contact utilisées par who.is… ces filtres vous empêcheront évidemment de recevoir les emails qui vous permettront de changer de crèmerie : il faudra donc aussi les désactiver.
Dernier point, assurez-vous d’avoir réglé vos factures et d’être en possession de votre nom de domaine depuis plus de 60 jours.

Transférez un nom de domaine vers 1and1 -

Effectuer la demande depuis votre interface 1and1

La partie la plus simple : allez dans votre interface d’admin 1and1 et cliquez sur « Ajouter un domaine ». Entrez le nom de domaine en question, répondez aux quelques questions validant votre identité et vos moyens de paiements et c’est réglé. A noter, 1and1 prendra par défaut les détails de CB utilisés pour créer votre compte chez eux.

Transférez un nom de domaine vers 1and1 -

Autoriser la demande auprès de votre ancien hébergeur

Si tout se passe bien, vous devriez avoir reçu  un email automatique à l’adresse spécifiée sur who.is vous demandant de confirmer la validation du transfert. Empressez-vous de confirmer tout ça en suivant les instructions.

Transférez un nom de domaine vers 1and1 -

Attendre…

Votre demande est en cours. C’est la partie la plus frustrante et dont la durée varie grandement d’un prestataire à un autre. Cela étant, si vous restez plus de 6 jours ouvrés à ce stade, je vous conseille de contacter 1and1 (0970 808 911 du lundi au vendredi de 08h00 à 19h00) & votre ancien hébergeur pour voir ce qui se passe.
Profitez de cette phase pour configurer votre domaine, créer vos sous domaines,  et pourquoi pas préparer la mise en place Google Apps pour gérer vos emails.

Transférez un nom de domaine vers 1and1 -

Validation finale auprès de votre ancien hébergeur

Dans certains cas rares, mais ça m’est arrivé, votre ancien hébergeur peut vous vous retenir in-extremis avec une dernière validation à effectuer via leur interface. C’est un peu douteux comme pratique mais ça arrive alors c’est dit !

Une dernière remarque pour clore le sujet, méfiez-vous des « scams », ces faux emails commerciaux qui demanderont de payer toute une ribambelle de services alors que vous n’avez rien demandé. Il s’agit simplement de sociétés qui parcourent les registres who.is et contactent les propriétaires dont les noms et coordonnées sont publiés. A une période, je recevais régulièrement de vrais courriers (en papier, via la poste) me demandant de régler des frais de gestion d’une obscure société. S’ils continuent à faire des choses pareilles, c’est que ça marche, alors soyez suspicieux !