Dans différentes phases de la gestion de projets, il est fréquemment question de redéfinir les paramètres pour mieux s’adapter à des contraintes qui évoluent. L’un des points cruciaux ici est qu’il est question de qualité: comment prévoir l’impact de telle ou telle variable sur la qualité des livrables ?
Visualiser les contraintes
L’image typique utilisée pour représenter la gestion des contraintes est le triangle de la qualité. La forme géométrique bien connue sert à montrer que chaque sommet (périmètre, coût et temps) est à égale distance des deux autres (équilatéral pour ceux qui ont quelques souvenirs).
On voit bien que si l’on change l’un des paramètres, cela a un impact sur l’ensemble du projet. On peut faire rapide et pas cher, mais en conservant le même scope on va altérer la qualité des livrables. Inversement, on peut faire plus long à périmètre égal -c’est rare- mais cela aura un impact sur le coût. Il faut voir ces sommets comme des curseurs, chacun sur leur axe de valeur. A qualité constante, il faut que les 3 curseurs évoluent dans la même direction (éloignement ou rapprochement du centre)…
Qualité de la communication de projet
Il va de soit que cette représentation n’est pas ce qui va vous permettre de piloter, chiffres à l’appui, votre projet. Pour autant, le concept a le mérite d’être assez clair pour le mettre à profit dans le cadre de vos communications à destination du comité de pilotage, de vos clients ou des membres de votre équipe. Un classique pour vos collections de slides powerpoint !
Le diagramme de Gantt est un outil très utilisé en gestion de projet. Il permet de visualiser dans le temps les diverses tâches composant un projet. Il permet de représenter graphiquement l’avancement du projet et par conséquent simplifie la communication et la réactivité.
Cet outil répond donc à deux objectifs : planifier de façon optimale et communiquer sur le planning établi et les choix qu’il impose. Les diagrammes de Gantt sont utilisés dans la plupart des logiciels de gestion de projet tels que Microsoft Project, ganttProject, open Workbench ou TrioProject. Cependant, on pourra tout aussi bien utiliser un fichier Excel satisfaire les besoins les plus communs.
Un diagramme de Gantt avec Excel ?
L’approche la plus simple qui soit du diagramme de Gantt se fera naturellement avec l’un des outils les plus répandu aujourd’hui : un tableur. Par habitude et commodité, je ferais principalement référence ici à Microsoft Excel mais toute autre version similaire vous apportera vraisemblablement les mêmes bénéfices. Dans le cadre d’un vrai travail d’équipe, une version en ligne telle que Google Documents le permet peut avoir beaucoup de sens… mais comme on le verra ici, il n’y a pas de réponse toute faite à l’outil idéal. Tout dépend de ce que vous comptez (en) faire. Pour l’exemple, partons donc avec en tête l’idée de faire un diagramme de Gantt avec Excel. On va donc chercher à représenter visuellement la liste des projets d’une équipe en fonction d’une échelle de temps, disons les semaines du premier trimestre.
Liste de projets
Cette tâche d’apparence toute simple peut s’avérer assez complexe lorsque l’on cherche des informations telles que le coût ou la criticalité d’une action. On ne cherche pas ici à apprendre à pondérer une liste de projet (bien que Gantt puisse vous aider grandement). Dans un premier temps, on limitera notre effort au nom du projet et à son responsable. A partir d’une quinzaine de projets, on cherchera à diviser la liste en programme, chaque programme comprenant plusieurs projets.
Un diagramme de Gantt tres simple avec Excel
Liste de projets pondérés
La version précédente restant assez sommaire, il y a fort à parier qu’après quelques temps, vos partenaires, votre équipe ou votre direction vous demanderont d’ajouter un niveau de détail supplémentaire. En fonction des demandes, vous pourriez avoir tout intérêt à passer sur un vrai outil de gestion de projet comme ceux mentionnés plus haut. Pour autant, avant de chambouler l’existant, ou au pire pour assurer un intérim entre deux versions, Excel peut encore faire beaucoup pour nous.
Diagramme de Gantt sur Excel – version pondere
Imaginons que vous ayez besoin de présenter, argumenter, communiquer autour de vos projets devant un comité. Typiquement, vous aurez besoin de partager le type de projet, leur coût et enfin leur criticalité.
Liste de projets pondérés avec définition des responsabilités
