Du neuf pour les outils de gestion de projet en 2013

De l’eau à coulé sous les ponts depuis la publication de mon article sur le diagramme de Gantt (en février 2007 !!). La gestion de projet restant ce qu’elle est, la méthodologie du diagramme reste toujours d’actualité, en revanche, les outils qui nous aident à mettre tout ça en relief ont énormément évolué.

L’un des piliers d’un projet mené à bien est la communication. Dans ce cas, je ne parle pas de la communication unilatérale vers le comité de pilotage, vers les clients finaux ou vers les utilisateurs, mais d’échange, de collaboration au sein d’une équipe. Ce point précis à toujours donné lieux à des maux de têtes sans fin sur la gouvernance de projet : Qui fait quoi ? Qui à le droit de mettre à jour quelle info ? Qui doit mettre à jour quelle info ? Quelle est la dernière version du fichier ?

L’arsenal de gestion de Microsoft

Sans répondre à toutes ces questions, Microsoft Sharepoint continue de résoudre petit à petit une partie de ces tracas du quotidien. Un intranet utilisant cette solution et les composants Projects auront tous les atouts pour assurer un suivi de A à Z, des notifications automatiques dans Microsoft Outlook, des réunions dans les calendriers de chacun, un lien avec l’annuaire des employés (LDAP) et surtout la garantie que seules les bonnes personnes ont le droit de modifier les bonnes informations. Bref, on parle ici d’un workflow complet : une action entraîne une autre action et ainsi de suite, s’il manque une étape, toute une série d’alertes et de solutions palliatives sont automatiquement mises en place. C’est beau… mais un peu intrusif et asphyxiant au quotidien. Qui peut le plus peut le moins, personne n’est contraint de déployer Microsoft Project avec ce niveau de ramification.

Project 2013, le top de la gestion de projet
MS Project 2013 propose des modèles de gestion de projet, dont le DMAIC de Six Sigma !

Project_2013_six_sigma

Project_2013_six_sigma_etendu
Vous avez demandé un diagramme Gantt pour un projet Six Sigma ?

Dans la même veine, l’autre option qui s’est considérablement développée depuis 2007 tourne autour des projets open source, propriétaires mais gratuit, du cloud et du HTML5. A la croisée de tout ça, on retrouve deux outils de très bonne qualité. ProjectLibre est une alternative (compatible) open source à Microsoft Project, vous pouvez le télécharger gratuitement ici. Pour l’avoir essayé c’est un outil sérieux qui couvre une grande partie de ce que Project fait, les intégrations avec Sharepoint en moins. Il existe un composant serveur à installer mais je doute fortement du taux d’adoption, ce qui reduit d’autant son attrait. Disons que c’est une très bonne solution  offline et gratuite, ce qui n’est déjà pas si mal. OpenProj et GanttProject jouent dans la même cour, peut être en plus moche.

 

Pour moi la vraie nouveauté vient des dizaines d’applications web gratuites qui proposent maintenant de faire des diagrammes de qualité professionnelle. Un site comme Ace Project propose un arsenal d’option pour gerer votre projet de bout en bout.

Et le “cloud maîtrisé” alors ?

Découvert suite à un article du GeekPauvre, Gantter est un très bel outil mais surtout il a l’écrasant avantage d’être gratuit, efficace et complètement intégré dans Google Docs/Drive.  Etant un grand fan de ce dernier, je ne peux qu’adhérer au concept. Vous pouvez bien évidemment vous connecter via votre identifiant Google, mais aussi importer / exporter au format Project et exporter en PDF. Pour en avoir le coeur net, j’ai fait le test et ca marche pas trop mal tant que votre fichier .mpp n’utilise pas de colonnes personnalisées (dans mon test elles ne sont pas apparues coté Gantter).

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Gratuit, rapide, fluide et interfacé avec Google Drive… bien bien bien !

A noter aussi que PMP HQ, Tom’s Planner et TeamGantt sont d’excellentes alternatives payantes. Chacun propose un écosystème de bout en bout, ce qui vous évitera d’avoir recours à un outil Google (ça peut être un frein) tout en vous enfermant dans un univers fermé à clef.

Bon, ca reste de la gestion de projet(s) compliqué(e)(s)

Arrive Trello. On s’éloigne un peu de la vue en diagramme de Gantt pour s’orienter vers un Task Manager collaboratif de haut vol. Trello part du principe assez pragmatique que ce dont un chef de projet a besoin, c’est de voir ce qui doit être fait maintenant, dans un futur proche puis sur le long terme, tout en gardant un certain niveau de hiérarchie / priorité. Ca a l’air complique comme ça mais vous avez déjà vu ce genre d’outils (dans des formats encore plus simplistes) : Remember The Milk, gTasks, Google Tasks (oui, c’est différent de gTask) et tant d’autres.

Trello, un task manager très bien fait
Trello, un task manager très bien fait

Une dernière option ?

Si Excel était largement utilisé pour faire des RASIC en 2007, Google Drive grignote énormément de terrain au point de devenir légitime en suite bureautique et par extension comme support pour suivre l’avancement de projet. Je ne parle pas de macros ou de pivot complexes, mais pour un usage de simple tracking. C’est gratuit, multi-support, pensé pour être collaboratif et comprend des dizaines d’idées franchement bien pensées, comme l’intégration de Google Maps.

Google Drive permet d'exploiter les détournement  marketing d'excel assez simplement
Google Drive permet d’exploiter les détournement marketing d’excel assez simplement

D’ailleurs, le fichier est accessible ici. Vous pouvez le consulter, le copier mais pas le modifier.

 

Bon, et donc ?

Au bout du compte, on se retrouve avec un choix assez simple à faire.

  • Si vous avez du budget, une infrastructure et êtes déjà habitués à l’interface des logiciels de Microsoft, MS Project reste l’outil de référence. Il y a d’ailleurs de grandes chances pour que vous n’ayez pas le choix et que ce soit votre département informatique qui décide pour vous. Ne pas utiliser Project dans un environnement pro risque même d’en faire pâtir la crédibilité de votre projet.
    Utilisateur type : connaissances et parcours solide en gestion de projet dans le cadre d’une organisation établie.
  • Si vous travaillez de loin sur un projet, que vous ne pouvez pas installer de logiciel sur votre machine, Gantter est fait pour vous. Accessible en quelques clics, gratuit, collaboratif et ouvert aux standards actuels, il y a peu de choses à lui reprocher !
    Utilisateur type : pas de contre-indication, ça vaut le coup de l’essayer.
  • Si vous n’êtes pas tant au niveau gestion de projet au long cours, que le côté gestion de de vos ressources est plus important, tout en gardant un accès simple, gratuit et multi-support, alors Trello est l’étoile montante qu’il vous faut.
    Utilisateur type : projet collaboratif décentralisé, gestion de tâche au quotidien, petit projet perso (déménagement ?)
  • Si vous avez principalement besoin de faire un suivi de statuts, livrable par livrable et repetitif plutôt que par phases évolutives, on va se diriger vers un outil qui fait des listes… donc un tableur, donc Google Drive (Tableur).
    Utilisateur type : équipe de production vidéo d’une dizaine de contributeurs qui va livrer des plans.

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