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Comment écrire une évaluation de fin d’année pertinente (et plutôt vite) ?

Comment faire une évaluation annuelle ? L’entretien annuel d’évaluation est une corvée que beaucoup redoutent. Que vous soyez minutieux au possible ou plutôt en « roue libre », le moment venu, il vous faudra toujours revenir sur les points clés de vos actions des 12 derniers mois et en faire ressortir le meilleur.

Comment formuler une évaluation ? Bien sur, on se dit qu’il faut se faire l’historique des projets, penser au QUOI et au COMMENT, reprendre la liste des objectifs et même rebondir sur une évaluation semestrielle dans certains cas. En bon gestionnaire de projet, on va essayer de mettre de l’ordre là dedans pour être un peu plus efficace avec… la méthode « S.T.A.R », rien que ça !

Situation

Votre évaluation sera lue par votre manager direct (ésperons le 🙂 mais aussi éventuellement par des personnes qui ne savent pas forcement qui vous êtes ou quel est votre rôle dans l’équipe. Imaginez un entretien RH durant lequel vous êtes obligez de tout reprendre… rien de grave, seulement une opportunité de prendre un peu de hauteur. Il convient donc de commencer par redéfinir le contexte.

Exemple commentaire evaluation fin d’année

  • Mon département a lancé un nouvel outil.
  • Lorsque j’ai débuté dans ce rôle, le taux d’attrition annuel était de XX%
  • Les revenus publicitaires étaient en chute et XX clients de longue date ne souhaitaient pas renouveler leur contrats.

Tâche

Une fois qu’on sait un peu dans quel décor on se situe, voyons ce qui vous était demandé, par qui, pour quand, où ça ?

Exemple evaluation fin d’année

  • Mon but était de former l’équipe au nouvel outil avant le lancement officiel.
  • Mon objectif état de réduire le taux d’attrition de 10 points.
  • Mon objectif était d’accroître le revenu publicitaire d’au moins 15% par rapport à l’année passée en stimulant la créativité, en proposant de nouveaux formats et en assurant un meilleur suivi du processus créatif.

Action

Naturellement, on va continuer à raconter notre histoire en parlant de ce que vous avez fait pour répondre à vos objectifs, des compétences utilisées et votre comportement. C’est ici qu’on mêlera le QUOI et le COMMENT.

Exemple de commentaire d’évaluation professionnelle

  • J’ai défini et géré un planning des formations impliquant les formateurs, les outils, les ressources et les groupes à former.
  • J’ai mis en place une enquête de satisfaction des employés ainsi qu’une boîte à suggestions. J’ai aussi mis en place un planning de suivi des agents incluant une réunion hebdomadaire.
  • J’ai crée un pack promotionnel accompagnant les brochures tarifaires pour illustrer notre stratégie et parler de nos succès avec des comptes reconnus. J’ai aussi mis un place une formation pour les gestionnaires de comptes afin d’aiguiser leur arguments de rétention.

Résultats

Le meilleur pour la fin, quels ont été vos livrables ? Si vous n’avez pas plongé vos lecteurs dans un bain de chiffres, le moment est venu de détailler l’impact de vos actions. Ne laissez pas  à votre chef le devoir de comprendre, calculer, comparer tel ou tel résultat; c’est à vous de prendre les devants et de dire que vos actions ont été impactantes, chiffres à l’appui.

Exemple d’evaluation de fin d’année

  • Le jour du lancement, 96% des employés connectés avaient suivi la formation que j’avais mis en place. Bien que les formulaires de demandes d’aides aient été en place, aucune demande n’a été formulée durant la première semaine.
  • Le taux d’attrition a baissé par pallier depuis la mise en place de mes actions avec un rapport de cause à effet indiscutable. Le taux est maintenant de de 10% contre 25% l’année dernière avec la même méthodologie de mesure et avec un contexte économique similaire. Par ailleurs, on a noté un plus faible taux d’absentéisme depuis la mise en place des réunions hebdomadaires.
  • Depuis la mise en place de mes actions, nous n’avons plus reporté de départ d’annonceurs. Les formations ont d’ailleurs contribué à la signature de 20 nouveaux contrats remontant notre chiffre d’affaire de 7% par rapport à la même période l’année dernière.

Il n’est vraiment question ici que de mieux raconter une histoire, faire son propre marketing. Outre le fait qu’il soit bien plus vendeur de suivre ces étapes, il s’avère aussi bien plus rapide d’écrire votre évaluation annuelle sous cette forme que de tenter de faire une liste par qualités, par ordre chronologique ou par simple ordre de ce qui vous passe par la tête en premier. Sans chercher à romancer les choses, l’approche S.T.A.R. a même un aspect ludique qui en réconciliera plus d’un avec cet exercice.

Comment réussir un entretien annuel ? Un dernier point, à mettre au compte des bonnes résolutions: il existe de nombreux moyens de construire votre histoire au fil des trimestres. Jetez donc un coup d’œil à ces exemples concrets de communication « vers le haut » afin d’être visible avec de la substance durant toute l’année.

– Episode #1: mesurer mesurer mesurer !
– Episode #2: le tableau de bord est un outil de communication !
– Episode #3: Scénarisez votre reporting !
– Episode #4: Optimisez, testez et évoluez !
– Episode #5: Innovation et eMarketing

Bonne lecture
Greg

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Gestion de projet

Comment (vous) préparer (à) la notation de votre équipe en fin d’année

La fin d’année apporte son lot de bonnes nouvelles pour contrer l’arrivée de l’hiver : le début de la période des raclettes, les versions béta des suite d’Adobe, les soirées de noël avec les copains mais c’est surtout le moment tant attendu où l’on prépare les évaluations.

Comment (vous) préparer (à) la notation de votre équipe en fin d'année -

En fonction des tempéraments, cette étape peut être vécue comme un retour à l’école, comme une récompense bien méritée ou encore comme un couperet bien aiguisé venant sanctionné une année de mou. Outre une certaine intuition, il se peut aussi qu’un coup de poker vienne troubler le jeu. Dans un nombre grandissant d’entreprises, les évaluations annuelles ont vu s’inviter un nouvel élément : l’autre. Il y a quelques années, on demandait à ses pairs de partager leur retour (principalement bien veillant et constructif). Aujourd’hui, les nouvelles normes veulent que l’on note en fonction :

  • des résultats de l’entreprise (ce qui peut se décliner de différentes manières, comme un département, un segment de ventes ou une combinaison des 3),
  • des attentes que l’on a pour un employé à un certain grade,
  • mais aussi du niveau d’implication par rapport à ses homologue.

Concrètement, ce système équivaut à chercher un moyen plus éthique de noter les employés en dépassant la simple relation employeur-employé. S’il devait y avoir une liste de 1 à n des employés d’un même grade, quel serait l’ordre le moins contestable ?

Pour arriver à ce résultat, il y a plusieurs évidences. D’une part, il va sans dire qu’il vaut mieux avoir livré de nombreux projets, en temps et en heure avec un haut niveau de qualité, et l’avoir montré tout au fil de l’année plutôt que d’avoir passé son temps sur Facebook ou sur des activités professionnelles mais non mesurable. En partant du principe que vous avez rempli votre mission en bonne et due forme tout au long de l’année, on va aussi regarder dans quelle mesure vous avez rempli cette mission par rapport à vos homologues : « Il est bon mais par rapport à XYZ, il est meilleur ou pas ? ». Si l’on arrive pas à s’aligner (politique de celui qui crie le plus fort), il reste le choix des données quantifiables.

Les « selling points » de chaque employés sont probablement déjà dans la tête de chaque bon manager, accompagné d’un classement pré-établi. Enfin, c’est ce qu’on se dit, mais au moment de le partager, les managers se rendent compte qu’ils n’ont pas un format prêt à être utilisé par leurs managers; les employés se rendent compte qu’ils n’ont peut être pas mâché le travail de leur manager qui au bout du compte est leur seule option d’avoir une augmentation, un bonus ou d’éviter des choses moins glorieuses.

Employés, comment faciliter le travail de votre manageur ?

Encore une fois, partons du principe que vous n’avez pas de quoi rougir en fin d’année et que vous ayez un projet professionnel en tête. Commencez par bloquer 2 heures sur votre calendrier, mettez vous dans de bonne conditions pour ne pas être dérangé / distrait et lancez vous.

  • Sur une feuille, listez tous vos livrables de l’année et structurez les en 2-3 grandes catégories, pas plus. Ajoutez une pluie de chiffres / mesures et de bénéfices clients. C’est le « quoi ». Si vous avez des objectifs détaillés, cette partie ira probablement plus vite… mais avec les méthodologies de projets « agiles », il est probable qu’il y ait un écart entre le plan et la réalité.
  • Laissez reposer et sur une autre feuille pensez à vos qualités principales, à ce que les gens disent de vous ou ce pourquoi vous avez pu recevoir des distinctions. C’est le « comment ».
  • Mariez les deux en vous assurant de dire « comment » vous avez factuellement achevé « quel » projet. Laissez reposer et comparez à votre évaluation de l’année précédente.
Si vous trouvez que vous avez mûri, gagné en périmètre; c'est probablement un bon signe que vous avez rempli votre contrat, même s'il n'y a rien de mal à ce que ne soit pas le cas. Idéalement, votre bilan annuel doit vous rapprocher du profil type requis pour obtenir votre futur job. Il n'y a pas forcement de format type, à chaque organisation ses préférences.
Une fois ce document remis à votre manager, parlez-en avec lui pour avoir un retour initial et s'assurer d'être sur la même longueur d'onde. Une rapide discussion avec un mentor viendra compléter ce travail préparatoire. Et oui, c'est du boulot !

Managers, comment présenter votre équipe sous son meilleur jour ?

En imaginant que vous ayez donné un format type à remplir à vos employés et que ceux-ci n’ont qu’à faire la translation par rapport à des objectifs clairement détaillés, vous obtiendrez sans doute de meilleurs résultat que si vous comptez sur le bon sens commun. Établissez donc un calendrier des étapes de ce processus pour ne prendre personne au dépourvu, vous compris.

Une fois ces informations précieuses recueillies, imprimez tout ça et cherchez à mettre en avant les points forts sur lesquels vous voudrez vous baser pour vendre au mieux vos employés. Là encore, pensez au quoi et au comment. Si vous devez départager deux employés qui ont travaillé pendant un an à la préparation d’un projet qui interviendra uniquement l’année prochaine, il faudra pouvoir expliquer en quoi votre ressource s’est particulièrement distingué par rapport à l’autre. Pour cela, les commentaires de partenaires peuvent être une source intéressante.

Il ne vous reste plus qu’à vous lancer et aller obtenir ce que vous pensez être juste pour votre équipe, tout en restant ouvert à des éléments extérieurs. Et oui, d’autres auront probablement préparé cette calibration aussi et pourraient même avoir des choses à dire sur votre propre équipe !

Bonnes évaluations
Grégory

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Developper Gestion de la qualité

Mesurer son trafic sur plusieurs domaines au travers d’un iframe avec Google Analytics

Derrière ce long titre se cache un problème que beaucoup de sites rencontrent, notamment chez les affiliés.

Principe de l'affiliation

Imaginons que vous ayez un site de contenu et un site de ecommerce en marque blanche, typiquement vous êtes affiliés à un service proposé par les nombreuses plateformes d’affiliation (Zanox, Commission Junction, …). Votre site de contenu est correctement tagué ce qui vous permet d’en faire le suivi statistique via l’interface de Google Analytics. Le site de ecommerce vers lequel vous envoyez du trafic comporte aussi le même marqueur Google Analytics et vous voyez aussi les visites dans votre rapport.

D’un point de vue code, le marqueur en question doit probablement ressembler à ca ou a une version plus récente:

<script type="text/javascript">
// <![CDATA[
var gaJsHost = (("https:" == document.location.protocol) ? "https://ssl." : "https://www.");
document.write(unescape("%3Cscript src='" + gaJsHost + "google-analytics.com/ga.js' type='text/javascript'%3E%3C/script%3E"));
// ]]></script>
<script type="text/javascript">
try{
var pageTracker = _gat._getTracker("VOTRE-CODE-PERSONNEL-GOOGLE-ANALYTICS");
pageTracker._trackPageview();
} catch(err) {}
</script>

Si vous n’arrivez pas à ce niveau de suivi, il y a de fabuleuses ressources pour vous aider à mettre en place le code GA en fonction de milliers de cas bien précis. Une fois que vous aurez fini l’implémentation et que vous verrez des stats de trafic dans votre tableau de bord, revenez sur cette page pour la suite !

Si vous êtes dans ce cas là, c’est déjà bien. Pour autant, vous passez à côté d’un trésor inestimable sans même le savoir. Pour cela il va falloir faire une petite modification sur votre code, mais avant de se lancer là-dedans, voyons les raisons pour lesquelles il faut faire cet effort.

Customiser le code recommandé par Google ?

Le tracker fournit par défaut par Google est une version de base, simplifiée, d’un script bien plus long. Basé sur du Javascript, il y a de nombreuses fonctionnalités qu’il suffit de rajouter afin d’obtenir un comportement différent, plus en phase avec ce que vous cherchez à faire.

Parmi ces fonctions, on va s’intéresser à un cas pas tellement détaillé dans les pages de support de Google et qui génère de nombreuses questions sans réponse dans les forums d’utilisateurs. Par défaut, une session de GA se définit selon une durée et un emplacement (nom de domaine); si on dépasse cette durée ou si l’on change de périmètre, on crée une nouvelle session. Pour étendre le périmètre de notre site de contenu à notre site de ecommerce appelé par iframe, on va utiliser les fonctions suivantes :


pageTracker._setDomainName('NOM-DE-DOMAINE-A-OU-B');
pageTracker._addIgnoredOrganic('NOM-DE-DOMAINE-A-OU-B');
pageTracker._setAllowHash(false);
pageTracker._setAllowLinker(true);

Ces quatre lignes vont indiquer plusieurs choses à l’outil de collection d’information. Tout en déclarant que l’on est sur le domaine A (ou B), on va dire à GA de ne pas se soucier du nom de domaine en question tant qu’on utilise un code spécifique pour lier d’un nom de domaine à un autre. En clair, on ne veut pas avoir de distingo pour nos pages correctement taguées mais on veut aussi se laisser l’opportunité de remarquer toutes les sources et fuites possibles de trafic en dehors de ça.

Il y a de nombreuses autres options à découvrir, mais pour notre problème, on a maintenant tout ce qui nous faut. Il nous reste donc qu’a implementer le code ET le système qui va nous permettre de passer les informations de session d’un nom de domaine à un autre. Vous devrez donc mettre à jour toutes vos pages (sur les multiples domaines), voire tout ou partie de vos liens. La bonne nouvelle, c’est que je détaille tout ici.

Étape 1: code analytics pour le site principal

Commençons par le plus simple en mettant à jour notre code sur le site principal. S’il s’agit d’un blog WordPress, de nombreux plugins vous permettent de faire ca en quelques clics. Si vous ne trouvez pas votre bonheur, vous pourrez toujours éditer le thème de votre blog pour ajouter au pied-de-page (footer.php) le code en question. Si vous avez monté le site vous-même, vous devez mieux que personne savoir comment faire. Le cas échéant, je vous souhaite juste d’avoir isolé le code analytics dans un fichier à part et d’y faire appel pour toutes les pages que vous souhaiter tracker.

Code pour le site A:

<!-- Code Google analytics -->
<script type="text/javascript">
var gaJsHost = (("https:" == document.location.protocol) ? "https://ssl." : "http://www.");
document.write(unescape("%3Cscript src='" + gaJsHost + "google-analytics.com/ga.js' type='text/javascript'%3E%3C/script%3E"));
</script>
<script type="text/javascript">
try {
var pageTracker = _gat._getTracker('VOTRE-CODE-PERSONNEL-GOOGLE-ANALYTICS');
pageTracker._setDomainName('NOM-DE-DOMAINE-A');
pageTracker._addIgnoredOrganic('NOM-DE-DOMAINE-A');
pageTracker._setAllowHash(false);
pageTracker._setAllowLinker(true);
pageTracker._trackPageview();
} catch(err) {}</script>
<!-- Fin : Code Google analytics -->

Bien entendu, n’oubliez pas de remplacer « VOTRE-CODE-PERSONNEL-GOOGLE-ANALYTICS » par votre code GA et le « NOM-DE-DOMAINE-A » par votre nom de domaine sans son prefixe (exemple: « emarketeur.fr »). Mettez tout ca en ligne et assurez vous que les données soient encore visibles sur votre tableau de bord GA les jours suivants.

Étape 2: code analytics pour le site appelé en iframe

Dans le cas d’école ou le second site est appelé en iframe, il s’agit bien souvent d’un site affilié et par conséquent, un site dont on maîtrise pas ou peu l’intégration html. Dans certains cas, comme avec Availpro.com, vous trouverez un interface d’administration vous permettant de changer le code en ligne, rien de plus simple. Dans d’autres cas, comme avec booking.com, il faudra passer par le responsable partenariat pour demander aux équipes techniques de mettre à jour le code, ce qui peut prendre plus de temps. Enfin, si vous ne pouvez pas ajouter / editer le code sur le site appelé en iframe, il n’y a pas grand chose à faire si ce n’est envoyé un email supplicateur aux administrateurs.

Code pour le site B:

<!-- Code Google analytics -->
<script type="text/javascript">
var gaJsHost = (("https:" == document.location.protocol) ? "https://ssl." : "http://www.");
document.write(unescape("%3Cscript src='" + gaJsHost + "google-analytics.com/ga.js' type='text/javascript'%3E%3C/script%3E"));
</script>
<script type="text/javascript">
try {
var pageTracker = _gat._getTracker('VOTRE-CODE-PERSONNEL-GOOGLE-ANALYTICS');
pageTracker._setDomainName('NOM-DE-DOMAINE-B');
pageTracker._addIgnoredOrganic('NOM-DE-DOMAINE-B');
pageTracker._setAllowHash(false);
pageTracker._setAllowLinker(true);
pageTracker._trackPageview();
} catch(err) {}</script>
<!-- Fin : Code Google analytics -->

Là encore, n’oubliez pas de remplacer les valeurs par votre identifiant GA et votre second nom de domaine (exemple: « booking.com »). Si vous constatez que le code est bien en ligne et que vous comptabilisez toujours du trafic dans les rapports de GA, passez à l’étape 3.

Étape 3: mettre en place le système de liens entre les deux sites

Cette étape est absolument nécessaire pour faire comprendre à GA que vos sites font partie du même compte. Dans sa documentation, Google explique clairement comment écrire les liens hypertextes, les formulaires mais il est plus hasardeux de trouver de l’information pratique et réutilisable autour des iframes. Heureusement, après plusieurs semaines de recherches et de tests, j’ai trouvé le moyen simple et propre de mettre en place les recommandations conceptuelles de l’ami Google.

Pour la page qui va charger l’iframe, ajoutez ce code pour ouvrir le body:

<body onload="loadPage()">

Au sein de la page, utilisez ce code pour charger votre iframe:

<script language="JavaScript" type="text/javascript">
function loadPage(){
	document.getElementById('myIframe').contentWindow.document.location.href = pageTracker._getLinkerUrl('url-de-destination-sur-site-B.html');
}
</script>
<iframe id="myIframe"></iframe>

Bien entendu, si vous avez plusieurs iframes sur une même page, il vous suffit de créer une « id » unique pour chaque au sein de la fonction LoadPage() et dans votre html. Je n’ai d’ailleurs pas appliqué de style en particulier sur cette iframe mais rien ne vous empeche d’appeler la class ou le style qui vous plairont.

Ca marche vraiment ?

A l’étape 3 plus qu’aux précédentes, il est vital d’effectuer une série de tests pour s’assurer qu’à aucun endroit vous auriez oublié d’éditer vos liens, formulaires ou iframes. Si tout est mis à jour, vous allez voir le changement dans vos rapports GA. Les changements ne sont pas rétro-actifs, vous pourrez donc comparer l’avant / après… et vous désespérer de ne pas l’avoir fait plus tôt.

Si vous avez un doute, n’hésitez pas à télécharger le fichier de démo. Vous y trouverez 2 fichiers html très simples. L’un appele l’aurte via l’exemple d’une iframe. Les deux fichiers comportent le tag Google Analytics que vous devrez utiliser.

Grâce à cette nouvelle configuration, vous allez pouvoir faire le suivi de vos visiteurs depuis leur point d’entrée jusqu’à la fin de session au travers de toutes vos pages. Concretement, vous allez pouvoir dire quel mot clef, quelle campagne AdWords vous rapporte le plus de succès. Vous pouviez avoir une vague idée mais votre analyse ne portait qu’à un seul nom de domaine, avec l’astuce décrite plus haut, vous allez réellement controler ce qui se passe sur votre site : quels visiteurs vous rapportent de l’argent, quels visiteurs ne sont intéressés que par le contenu et enfin vous allez pouvoir laisser tomber tous les mots clefs qui ne vous rapporte rien (et qui vous coûtent donc de l’argent).

Cercle vertueux de la Business intelligence

J’ai mis en place ce système sur quelques sites déjà. Une fois les rapports bien configurés dans Google Analytics (en utilisant les segments avancés par exemple), vous avez la plus simple et efficace arme pour piloter votre business online, rien que ça.

Bonne mise en place et bonne étude de vos stats !

Grégory Raby

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Gestion de projet

Créer un Cahier des Charges et Spécifications Fonctionnelles (ou BRD) pour un site internet

Le Cahier des Spécifications (ou « Business Requirements Document – BRD » en anglais) est un outil très puissant qui vous permettra de valider vos livrables par rapport aux demandes initiales. Le but est d’y articuler très clairement ce qui doit être livré en fin de projet, vu par les commanditaires du projet. Cette étape de formalisation est absolument critique dans ce qui vous permettra de dire si tel ou tel point est atteignable dans le temps / ressources / budget imparti et en définitive, si le projet est un succès ou non.

Il y a de nombreux paramètres à prendre en compte si l’on veut bien faire les choses. La liste variera de projets en projets mais quelques aspects majeurs ressortent au fil des épreuves et c’est d’ailleurs pour cela que l’on pourra retrouver dans la culture Six Sigma (le DMAIC : Define, Measure, Analyze, Improve & Control).

Un cahier des charges, pour faire quoi ?

  • S’aligner avec les clients, équipes impactées et son équipe
  • Jeter les bases de la communication avec un prestataire technologique
  • Alimenter les futures phases du projet
  • Décrire les Cas Typiques d’Utilisation (« Use Cases » en anglais) et préparer le « comment » d’un point de vue technique

On voit bien que le BRD est la base qui permet au projet de se nourrir et surtout de se construire durablement. Pour autant, on reste dans la zone du « quoi » et on n’effleure qu’à peine le « comment ». On distingue un Cahier des Charges et Spécifications Fonctionnelles (BRD, donc) d’un Cahier des Charges et Spécifications Techniques (Product Requierements Document, PRD). Pour reprendre un exemple cité sur le net, imaginons un département événementiel qui souhaite avoir à sa disposition 100 bouteilles de vin par soir lors d’une conférence de 3 jours, le vin devant être porté à 14° : il s’agit du BRD. Le PRD étant l’expression technique du même besoin, à savoir la mise à disposition d’un espace de stockage approprié ayant telle ou telle particularité.

Qui doit créer le BRD ?

On s’en doutera, la liste des auteurs d’un tel document est l’un des ingrédients les plus délicats. D’une part, on veut s’assurer d’avoir une répartition représentative du « business », mais d’un autre côté, on veut s’assurer aussi d’avoir en face de soi des experts opérationnels et autres équipes étant liées à l’ampleur des changements. S’il n’y a pas de recette magique, voilà déjà des pistes:

  • Le noyau dur de votre projet
  • Vos homologues côté Business
  • Les responsables des processus actuels ?
  • Des experts ?
  • Des groupes supports ? (IT / RH / légal / finance)

J’ai mon équipe, c’est bon ?

Que l’on soit prestataire ou interne, le fait d’avoir une équipe de responsables ne signifie malheureusement pas que vous ayez toutes les cartes en main. Pour garder le parallélisme avec la méthodologie Six Sigma, on va commencer par un audit -rapide- de la situation. Idéalement, les informations devront être chiffrées et comparables. Plus vous pourrez réunir d’informations quantifiables sur le « avant », plus il sera simple et flatteur de comparer avec le « après ». Cela peu paraître un peu racoleur, mais dites-vous que votre communication vers votre hiérarchie s’en trouvera facilitée si vous pouvez aligner les « +162% de taux de conversion & -17% de variation de semaine en semaine » au lieu d’un email élogieux venant d’un de vos partenaires.

Pour ceux familiers avec Six Sigma, cette étape de documentation couvre les outils suivants:  AS IS, IS / IS NOT, Fishbone Diagram, 5 Whys et autres du même genre.

Fishbone Diagram

J’ai de tout dans mon cahier de spécifications, comment garder de l’ordre ?

Un BRD n’est juste un défouloir pour le business, bien que cela puisse être un excellent moyen de commencer à récupérer des retours. Les éléments pris en compte doivent répondre -idéalement- au points suivants:

  1. Unilatéral : Chaque point doit adresser une seule demande. La réciproque est fausse.
  2. Complet : Même avec un système de suivi de versions de fichiers, si une définition n’est pas complète, finie, elle n’est pas recevable.
  3. Persistent : Chaque point est intègre et ne vient pas contredire une autre demande faite dans le même document.
  4. Partagé : la requête est partagée, validée par les autres parties.
  5. A jour : la requête est en phase avec les versions pertinentes des applications en question.
  6. Réaliste : la demande doit être en phase avec l’ambition et les ressources du projet.
  7. Limpide : Il faut arriver à donner de la lumière à chaque point. Si quelque chose n’est pas clairement explicité, il le sera officieusement par l’équipe technique. C’est un point qu’il est facile de mettre en avant auprès du business qui voit souvent cette tâche comme un point de pénibilité… mais le sentiment de contrôle est très souvent le plus fort !
  8. Obligatoire : comme abordé dans le point précédent, si une demande n’est pas exprimée mais seulement attendue ou évoquée, c’est un peu comme dire que le projet ne sera pas un succès pour cette raison. Vous avez des ressources pour ce qui n’est pas demandé ?

Comment organiser votre BRD ?

Un Cahier des Charges et Spécifications Fonctionnelles doit être accessible pour ceux qui vont devoir vivre avec au quotidien. Il doit par exemple couvrir les points suivants:

  • But du projet
  • Périmètre
  • Équipes impliquées
  • Résultat des audits (y compris les AS IS, IS / IS NOT, Fishbone, …)
  • Planning général
  • Processus de validation
Créer un Cahier des Charges et Spécifications Fonctionnelles (ou BRD) pour un site internet -

L’exercice étant assez pénible tant qu’on a pas d’exemple sous la main, je vous offre gracieusement un modèle de cahier des charges et des spécifications fonctionnelles. Il est au format Microsoft Word, ce qui devrait convenir au plus grand nombre. Il est également sensé fonctionner sur PC comme sur Mac, mais je n’ai pas testé. Il ne vous reste plus qu’à vous lancer et à remplir furieusement chaque point. Il va de soi que tout n’est pas forcement applicable à votre projet. D’ailleurs, je n’ai pas inclue de vraie grille de demande parce qu’on est dans le cas par cas à ce niveau là. Mon seul conseil c’est qu’Excel est votre ami !

Un dernier conseil ? Pour la route ?

  1. Valider le périmètre: revoir et préciser le périmètre du projet en fonction des demandes. En se basant sur l’ampleur ou la diversité des demandes, certains objectifs auront un impact trop important sur d’autres équipes pour pouvoir être traité dans votre projet. A partir de là, soit vous pouvez entamer une discussion avec le business pour revisiter le périmètre, soit vous acceptez de coacher un autre chef de projet pour qu’il gère une piste pour votre projet. Cela peut paraître flatteur et évident mais attention aux dépendances, si le sous-projet prend du retard ou se fige, votre projet en pâtira.
  2. Définissez les acronymes, les KPIs, assurez-vous de faire circuler un certain niveau de connaissances dans le groupe.
  3. Communiquez très fréquemment sur des bases factuelles. Par exemple, dans le cas d’un site internet, les statistiques hebdomadaires peuvent être une excellente raison d’envoyer un email de rappel à votre liste mais aussi au-delà de vos interlocuteurs habituels pour dire ce qui se passe.

N’hésitez pas à partager vos retours d’expérience. Je me ferai un plaisir de mettre à jour le document ou cet article.

Bons projets
Greg

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Gestion de la qualité Gestion de projet

Comment définir les responsabilités ?

A chaque étape de la gestion de projet internet, que ce soit pour un lancement, pour une refonte ou pour des opérations de maintenance, vous aurez à définir les rôles et responsabilités des différentes parties impliquées. Par habitude, on répartira les attributions, les droits, les devoirs en fonction de l’équipe dans laquelle chacun de se trouve, chacun ayant une définition bien personnelle de ce que signifie « l’équipe opérationnelle », ou pire « l’équipe business ».

prendre des responsabilites

Définir les rôles dans mon projet

Comme dans beaucoup de cas, la meilleure des choses à faire est de dissiper cette brume environnante par une communication claire et surtout intelligible pour chaque membre, où qu’il se trouve. Sans chercher à réinventer la roue chaque début de trimestre, il existe une méthodologie relativement simple qui permet d’adresser ce point précis. La méthode RASIC tire son nom des rôles quelle représente :

Responsable: c’est ce que l’on appelle aussi la core-team, le nexus, le quorum… bref, l’équipe centrale qui pilote le projet et qui est associée à son succès direct.

Approbateur : il peut s’agir d’un comité de direction, d’un comité de pilotage ou d’équipes transversales étant impactées par les livrables.

Support: comme on peut s’en douter, il s’agit ici d’équipes de support dans le sens large. Au delà du classique département juridique, IT, marketing central; on veut cerner les équipes fournissant des outils, du contenu qui sera retravaillé pour le projet.

Informatif: ce groupe, souvent mal utilisé, est votre audience. Plus que des clients directs pour le projet que vous etes entrain de mener, il s’agit de votre réseau. Je ne saurai trop vous conseiller de (re)lire cet article !

Consultatif: les quelques membres qui vous aideront à accomplir les grandes étapes de votre projet sans pour autant le faire pour / avec vous. Par exemple la personne ayant modélise la première mouture d’une procédure que vous devez actualiser.

Concrètement, comment est-ce que je peux assigner une responsabilité ?

Une fois que ce modèle est clairement gravé dans notre esprit, il suffit de prendre un crayon ou sa souris et d’assigner une responsabilité par tâche. Prenons un exemple relativement commun : le couple Mme C et Mr D cherchent à vendre leur voiture, leur ami Mr A a bien vendu la sienne il y a deux mois et sa fille Mlle B l’avait aidé.

Methode RASIC : definir les roles et responsabilite
Methode RASIC : definir les roles et responsabilite

Appliqué au monde de l’entreprise, ce modèle permet non seulement de responsabiliser chacun mais aussi de clarifier les zones d’ombres. Si une action a 2 « responsables », il y a certainement de quoi creuser un petit peu, par exemple.

Dans certains cas bien précis, on pourra coupler cette matrice RASIC avec un diagramme de Gantt, notamment dans le cas de mini projet… ou de mini-équipes !

Grégory