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Productivité

Comment écrire une évaluation de fin d’année pertinente (et plutôt vite) ?

Comment faire une évaluation annuelle ? L’entretien annuel d’évaluation est une corvée que beaucoup redoutent. Que vous soyez minutieux au possible ou plutôt en « roue libre », le moment venu, il vous faudra toujours revenir sur les points clés de vos actions des 12 derniers mois et en faire ressortir le meilleur.

Comment formuler une évaluation ? Bien sur, on se dit qu’il faut se faire l’historique des projets, penser au QUOI et au COMMENT, reprendre la liste des objectifs et même rebondir sur une évaluation semestrielle dans certains cas. En bon gestionnaire de projet, on va essayer de mettre de l’ordre là dedans pour être un peu plus efficace avec… la méthode « S.T.A.R », rien que ça !

Situation

Votre évaluation sera lue par votre manager direct (ésperons le 🙂 mais aussi éventuellement par des personnes qui ne savent pas forcement qui vous êtes ou quel est votre rôle dans l’équipe. Imaginez un entretien RH durant lequel vous êtes obligez de tout reprendre… rien de grave, seulement une opportunité de prendre un peu de hauteur. Il convient donc de commencer par redéfinir le contexte.

Exemple commentaire evaluation fin d’année

  • Mon département a lancé un nouvel outil.
  • Lorsque j’ai débuté dans ce rôle, le taux d’attrition annuel était de XX%
  • Les revenus publicitaires étaient en chute et XX clients de longue date ne souhaitaient pas renouveler leur contrats.

Tâche

Une fois qu’on sait un peu dans quel décor on se situe, voyons ce qui vous était demandé, par qui, pour quand, où ça ?

Exemple evaluation fin d’année

  • Mon but était de former l’équipe au nouvel outil avant le lancement officiel.
  • Mon objectif état de réduire le taux d’attrition de 10 points.
  • Mon objectif était d’accroître le revenu publicitaire d’au moins 15% par rapport à l’année passée en stimulant la créativité, en proposant de nouveaux formats et en assurant un meilleur suivi du processus créatif.

Action

Naturellement, on va continuer à raconter notre histoire en parlant de ce que vous avez fait pour répondre à vos objectifs, des compétences utilisées et votre comportement. C’est ici qu’on mêlera le QUOI et le COMMENT.

Exemple de commentaire d’évaluation professionnelle

  • J’ai défini et géré un planning des formations impliquant les formateurs, les outils, les ressources et les groupes à former.
  • J’ai mis en place une enquête de satisfaction des employés ainsi qu’une boîte à suggestions. J’ai aussi mis en place un planning de suivi des agents incluant une réunion hebdomadaire.
  • J’ai crée un pack promotionnel accompagnant les brochures tarifaires pour illustrer notre stratégie et parler de nos succès avec des comptes reconnus. J’ai aussi mis un place une formation pour les gestionnaires de comptes afin d’aiguiser leur arguments de rétention.

Résultats

Le meilleur pour la fin, quels ont été vos livrables ? Si vous n’avez pas plongé vos lecteurs dans un bain de chiffres, le moment est venu de détailler l’impact de vos actions. Ne laissez pas  à votre chef le devoir de comprendre, calculer, comparer tel ou tel résultat; c’est à vous de prendre les devants et de dire que vos actions ont été impactantes, chiffres à l’appui.

Exemple d’evaluation de fin d’année

  • Le jour du lancement, 96% des employés connectés avaient suivi la formation que j’avais mis en place. Bien que les formulaires de demandes d’aides aient été en place, aucune demande n’a été formulée durant la première semaine.
  • Le taux d’attrition a baissé par pallier depuis la mise en place de mes actions avec un rapport de cause à effet indiscutable. Le taux est maintenant de de 10% contre 25% l’année dernière avec la même méthodologie de mesure et avec un contexte économique similaire. Par ailleurs, on a noté un plus faible taux d’absentéisme depuis la mise en place des réunions hebdomadaires.
  • Depuis la mise en place de mes actions, nous n’avons plus reporté de départ d’annonceurs. Les formations ont d’ailleurs contribué à la signature de 20 nouveaux contrats remontant notre chiffre d’affaire de 7% par rapport à la même période l’année dernière.

Il n’est vraiment question ici que de mieux raconter une histoire, faire son propre marketing. Outre le fait qu’il soit bien plus vendeur de suivre ces étapes, il s’avère aussi bien plus rapide d’écrire votre évaluation annuelle sous cette forme que de tenter de faire une liste par qualités, par ordre chronologique ou par simple ordre de ce qui vous passe par la tête en premier. Sans chercher à romancer les choses, l’approche S.T.A.R. a même un aspect ludique qui en réconciliera plus d’un avec cet exercice.

Comment réussir un entretien annuel ? Un dernier point, à mettre au compte des bonnes résolutions: il existe de nombreux moyens de construire votre histoire au fil des trimestres. Jetez donc un coup d’œil à ces exemples concrets de communication « vers le haut » afin d’être visible avec de la substance durant toute l’année.

– Episode #1: mesurer mesurer mesurer !
– Episode #2: le tableau de bord est un outil de communication !
– Episode #3: Scénarisez votre reporting !
– Episode #4: Optimisez, testez et évoluez !
– Episode #5: Innovation et eMarketing

Bonne lecture
Greg

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Durer

Motiver ses équipes, ça ne tient parfois pas à grand chose

Motiver ses équipes, ça ne tient parfois pas à grand chose -

Les présentations TED / TEDx continuent de connaître un succès de plus en plus large. Si vous n’avez pas encore eu la chance d’y assister ou d’en visionner une vidéo, les conférences TED sont des performances de 18 minutes où les animateurs abordent leur sujet d’un angle souvent novateur. TED étant l’acronyme de « Technology, Entertainment, Design », l’idée est ici de jouer sur ces terrains, de casser les cloisons pour apporter des idées nouvelles aux problèmes d’aujourd’hui. Il y a près de 1500 vidéos uniques, inspirantes, habiles et très bien préparées, disponibles gratuitement, et parfois même traduites en Français. Le but de TED est de transmettre ces nouvelles idées comme autant de virus pour contribuer à changer la face du monde, idée après idée. Rien que ça.

Quel rapport entre le youtube de l’idée et le moral de mon équipe ?

En parcourant les archives à la recherche d’un speech bien spécifique, je suis tombé sur une vidéo qui m’a attiré pour deux raisons.

Motiver ses équipes, ça ne tient parfois pas à grand chose -

D’une part son auteur, Dan Ariely se trouve être l’auteur du très bon « C’est (vraiment ?) moi qui décide« , paru en 2012 pour 8€, dans lequel il revient sur les moteurs des choix des hommes dans différentes situation. Derrière une façade vraiment accessible (même pour la plage), Ariely touche à des mécanismes passionnants et qui renvoient forcement à nos expériences personnelles. Une très bonne lecture, donc qui laisse des traces, notamment la prochaines fois que vous croirez prendre une décision « naturellement ».

D’autre part, le sujet abordé est un point essentiel ces jours-ci. Entre le mauvais temps à répétition, le climat économique lui aussi difficile et le manque relatif de figures médiatiques positivement inspirantes, il est assez naturel de voir un certain ronflement s’installer. Alors, lorsque j’ai vu le titre de la vidéo je me suis dit que ça vaudrait certainement 18 minutes de mon temps : Qu’est-ce qui nous apporte de la satisfaction dans notre travail ?

Bon allez, assez discuté, allez y à votre tour !

Télécharger le podcast / télécharger la vidéo en HD

Tout le monde il est beau

Oui, bien sur, le trait est parfois grossi et Ariely développe un point de vue qui n’est pas forcement très répandu en Europe de l’Ouest… Pour rappel, Ariely est né en Israël et a émigré aux USA pour ces études.
On ne peut lui retirer que ce qu’on peut appeler du tact, de la diplomatie ont toujours leur place dans nos sociétés où l’on parle plus de chiffre que d’Entreprise. C’est d’ailleurs l’homme qui fait toute la différence entre une société qui inspire ses clients et une société qui fait juste le minimum. Au bout d’un moment, l’une survit, l’autre non !

Si vous avez d’autres vidéos TED en tête, n’hésitez pas à en suggérer quelques unes ici !

Greg

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Gestion de projet

Comment (vous) préparer (à) la notation de votre équipe en fin d’année

La fin d’année apporte son lot de bonnes nouvelles pour contrer l’arrivée de l’hiver : le début de la période des raclettes, les versions béta des suite d’Adobe, les soirées de noël avec les copains mais c’est surtout le moment tant attendu où l’on prépare les évaluations.

Comment (vous) préparer (à) la notation de votre équipe en fin d'année -

En fonction des tempéraments, cette étape peut être vécue comme un retour à l’école, comme une récompense bien méritée ou encore comme un couperet bien aiguisé venant sanctionné une année de mou. Outre une certaine intuition, il se peut aussi qu’un coup de poker vienne troubler le jeu. Dans un nombre grandissant d’entreprises, les évaluations annuelles ont vu s’inviter un nouvel élément : l’autre. Il y a quelques années, on demandait à ses pairs de partager leur retour (principalement bien veillant et constructif). Aujourd’hui, les nouvelles normes veulent que l’on note en fonction :

  • des résultats de l’entreprise (ce qui peut se décliner de différentes manières, comme un département, un segment de ventes ou une combinaison des 3),
  • des attentes que l’on a pour un employé à un certain grade,
  • mais aussi du niveau d’implication par rapport à ses homologue.

Concrètement, ce système équivaut à chercher un moyen plus éthique de noter les employés en dépassant la simple relation employeur-employé. S’il devait y avoir une liste de 1 à n des employés d’un même grade, quel serait l’ordre le moins contestable ?

Pour arriver à ce résultat, il y a plusieurs évidences. D’une part, il va sans dire qu’il vaut mieux avoir livré de nombreux projets, en temps et en heure avec un haut niveau de qualité, et l’avoir montré tout au fil de l’année plutôt que d’avoir passé son temps sur Facebook ou sur des activités professionnelles mais non mesurable. En partant du principe que vous avez rempli votre mission en bonne et due forme tout au long de l’année, on va aussi regarder dans quelle mesure vous avez rempli cette mission par rapport à vos homologues : « Il est bon mais par rapport à XYZ, il est meilleur ou pas ? ». Si l’on arrive pas à s’aligner (politique de celui qui crie le plus fort), il reste le choix des données quantifiables.

Les « selling points » de chaque employés sont probablement déjà dans la tête de chaque bon manager, accompagné d’un classement pré-établi. Enfin, c’est ce qu’on se dit, mais au moment de le partager, les managers se rendent compte qu’ils n’ont pas un format prêt à être utilisé par leurs managers; les employés se rendent compte qu’ils n’ont peut être pas mâché le travail de leur manager qui au bout du compte est leur seule option d’avoir une augmentation, un bonus ou d’éviter des choses moins glorieuses.

Employés, comment faciliter le travail de votre manageur ?

Encore une fois, partons du principe que vous n’avez pas de quoi rougir en fin d’année et que vous ayez un projet professionnel en tête. Commencez par bloquer 2 heures sur votre calendrier, mettez vous dans de bonne conditions pour ne pas être dérangé / distrait et lancez vous.

  • Sur une feuille, listez tous vos livrables de l’année et structurez les en 2-3 grandes catégories, pas plus. Ajoutez une pluie de chiffres / mesures et de bénéfices clients. C’est le « quoi ». Si vous avez des objectifs détaillés, cette partie ira probablement plus vite… mais avec les méthodologies de projets « agiles », il est probable qu’il y ait un écart entre le plan et la réalité.
  • Laissez reposer et sur une autre feuille pensez à vos qualités principales, à ce que les gens disent de vous ou ce pourquoi vous avez pu recevoir des distinctions. C’est le « comment ».
  • Mariez les deux en vous assurant de dire « comment » vous avez factuellement achevé « quel » projet. Laissez reposer et comparez à votre évaluation de l’année précédente.
Si vous trouvez que vous avez mûri, gagné en périmètre; c'est probablement un bon signe que vous avez rempli votre contrat, même s'il n'y a rien de mal à ce que ne soit pas le cas. Idéalement, votre bilan annuel doit vous rapprocher du profil type requis pour obtenir votre futur job. Il n'y a pas forcement de format type, à chaque organisation ses préférences.
Une fois ce document remis à votre manager, parlez-en avec lui pour avoir un retour initial et s'assurer d'être sur la même longueur d'onde. Une rapide discussion avec un mentor viendra compléter ce travail préparatoire. Et oui, c'est du boulot !

Managers, comment présenter votre équipe sous son meilleur jour ?

En imaginant que vous ayez donné un format type à remplir à vos employés et que ceux-ci n’ont qu’à faire la translation par rapport à des objectifs clairement détaillés, vous obtiendrez sans doute de meilleurs résultat que si vous comptez sur le bon sens commun. Établissez donc un calendrier des étapes de ce processus pour ne prendre personne au dépourvu, vous compris.

Une fois ces informations précieuses recueillies, imprimez tout ça et cherchez à mettre en avant les points forts sur lesquels vous voudrez vous baser pour vendre au mieux vos employés. Là encore, pensez au quoi et au comment. Si vous devez départager deux employés qui ont travaillé pendant un an à la préparation d’un projet qui interviendra uniquement l’année prochaine, il faudra pouvoir expliquer en quoi votre ressource s’est particulièrement distingué par rapport à l’autre. Pour cela, les commentaires de partenaires peuvent être une source intéressante.

Il ne vous reste plus qu’à vous lancer et aller obtenir ce que vous pensez être juste pour votre équipe, tout en restant ouvert à des éléments extérieurs. Et oui, d’autres auront probablement préparé cette calibration aussi et pourraient même avoir des choses à dire sur votre propre équipe !

Bonnes évaluations
Grégory

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Définir Durer Gestion de projet

Que penser des micro-sites ?

Récemment un collègue d’une équipe marketing m’a passé un coup de fil pour savoir quelles informations je pouvais lui fournir de manière à aider son agence à créer un micro-site pour un lancement produit. Sans m’étaler plus sur une certaine lassitude à ce sujet, je me suis interrogé sur le bien fondé de ces demandes, tout en jetant un coup d’œil aux recommandations.

Un site minuscule ?

Que penser des micro-sites ? -

Wikipedia définit un micro-site (en anglais) comme étant une page ou une collection de pages fonctionnant comme complément à un site principal. Le micro-site a généralement son propre nom de domaine ou son propre sous domaine. A cela je rajouterai que c’est outil principalement utilisé dans le cadre de lancements de produits, de campagnes ou d’événements. La nature même du micro-site en fait une option très tentante pour les équipes marketing puisqu’il permet de partir de 0, de ne pas tenir compte de l’existant (du site principal)… enfin, c’est l’idée reçue. Il permet d’être très attractif visuellement et avoir un message, positionnement, Call to Action unique. De part sa taille, il est aussi plus simple de mesurer son adoption par les prospects, à entretenir et à présenter en interne.

Le revers de la médaille  est donc que ces quelques pages seront isolées, orphelines du reste du site principal. Jakob Nielsen y fait référence et l’illustre avec l’exemple d’un micro-site d’IBM :

Abandoned microsites litter the Web as the detritus of old marketing campaigns. A dedicated microsite might have been a good idea back when you launched a new product, but by the next year it’s undermining your online strategy and diluting your online presence.

Web design is design for the ages. Think about how anything you do will feel in 5 years.

It’s typically best to forego independent microsites and place new information on subsites within the main site. But you still need to integrate these subsites within the overall site structure.

For example, on both microsites and subsites, we often see product-specific pages that fail to link to information about the company or organization behind the offering. Further, many sites poorly represent their subsites in the main site search — which often ignores microsites altogether.

Subsites should definitely not aspire to become independent sites with no relation to the parent site of which they are part and which should provide them with context and richness. In my opinion, IBM’s new AlphaWorks subsite is an example of what not to do: IBM has maintained a strong site identity across all their other subsites with a logo in the upper left corner and a tilted subsite image in the upper right, but AlphaWorks hides the logo at the lower left and has an inconsistent style. It’s almost as if AlphaWorks was ashamed of its parent site.

Outre les forces et faiblesses des micro-sites, on peut distinguer de bonnes et moins bonnes raisons d’y recourir.

Les bonnes raisons de créer un micro-site

Sous réserve de faisabilité, la décision de se doter d’un micro site est de l’ordre de la communication et de la gestion de contenu : le contenu s’adresse-t’il à une audience différente ? Le contenu est-il périssable ? L’auteur du contenu est il différent ?

Cibler une nouvelle audience : la majorité des CMS actuels permet de gérer des profils utilisateurs et de leur servir du contenu en fonction de leurs centres d’intérêts, des sites qu’ils ont déjà visités ou toutes autres informations que l’on pourra récupérer pour segmenter de manière dynamique*. Tout cela est plutôt malin, mais quand on prospecte de nouvelles niches, on est souvent mal équipé pour attirer ces visiteurs. La création de contenu niche, de landing pages, de « honey pot » fait partie du quotidien des équipes de merchandising. Dans ce cadre bien spécifique, un micro-site est une option assez solide. Il constituera un point d’entrée organisé dans le seul but d’attirer un nouveau trafic. Attention aux techniques peu vertueuses de « black-hat SEO » qui ne vous emmèneront jamais bien loin à moyen terme.
* Loin de moi l’idée de penser que l’absence de cette fonctionnalité dans votre CMS légitime l’usage d’un micro-site. Nous y reviendrons d’ici quelques lignes.

Exemple : le blog Coca-cola Conversations

Message périssable ou immersif : je ne suis pas entièrement convaincu par ce point mais il est vrai que dans un souci de facilité et d’accessibilité, il peut être recommandé de créer un micro-site événementiel. Dans le cadre d’un salon, pour le lancement d’un film, pour une vente-privée… C’est à la fois du contenu ultra-segmenté auquel on accède par des canaux bien identifiés et des éléments ou la correspondance online / offline est essentielle pour l’expérience utilisateur. Une telle immersion ne serait pas possible sur le site principal pour la simple raison qu’elle mettrai en péril la cohésion des rubriques déjà existantes. L’exemple classique d’après moi serait les campagnes marketing ayant une composante virale et ultra « social ».

Exemples : les nombreux sites de Samsung ou de Fujifilm (où les utilisateurs peuvent uploader des photos prises avec les produits des marques en question), lancement de la série « Back to you » (où les visiteurs peuvent uploader leur photos dans un montage dynamique pour avoir une dédicace personnalisée)

Contrainte légale ou engagement politique : pour éviter le mélange des genres, se protéger légalement ou pour vulgariser un message politique.

Contenu Co-funding / co-branded : chacun visant à garder son intégrité, il est de bon ton de créer des espaces isolés ou plusieurs marques vont collaborer pour subventionner du contenu ou un produit tierce. Les exemples foisonnent, notamment dans la grande distribution, dans l’industrie pharmaceutique, informatique et des jeux vidéo.

Que penser des micro-sites ? -

Search Engine Optimization (SEO) : il existe encore quelques noms de domaines disponibles et dans, certains cas rares, ils peuvent coïncider avec le nom de votre produit. Dans ce cas précis, c’est probablement une bonne idée de vous doter de ce nom de domaine et de développer du contenu pertinent. Rien ne vous empêche pour autant d’utiliser ce nom de domaine comme point d’entrée dans votre site en utilisant les techniques de redirection (plus précisément de white hat cloaking).

Exemple : www.audi-quattro-highlights.com

Les mauvaises moins bonnes raisons de créer un micro-site

– Au risque de décevoir mes collègues du marketing, créer un micro-site n’est pas une fin en soit, il faut le traiter comme un site à part entière, qui a sa légitimité. Ainsi, un lancement produit, une nouvelle idée lumineuse ne justifient pas que l’on se mette à créer des micro-sites à la douzaine.

Court-circuiter les procédures de gouvernance interne : Notamment dans les grandes structures, il est plus simple au marketing de demander à une agence d’executer un brief plutôt que de se lancer dans la quête du bon interlocuteur. On fait appel à telle ou telle agence dont on a entendu parler, on s’en occupe directement donc on a l’impression d’avancer plus vite et puis au pire l’agence devra bien apprendre à être autonome.

Contraintes de budget online / offline : Depuis ces quelques dernières années de crise, la partie « print » perd de la vitesse et du budget au profit des outils online. Les équipes en charge de ces livrables se retrouvent donc à faire un métier assez diffèrent du leur et tout en apportant une réelle valeur ajoutée et une rigueur qui fait souvent défaut aux métiers du web, on fait face au paradoxe type : le monde offline cumule des documents différents qui ont des durées de vies de quelques semaines au mieux; le monde online organise, agrège, stocke et structure de l’information qui ne disparaitra jamais complètement. Dans de nombreux cas, l’excellent contenu produit dans ce genre de projet serai une source d’information de valeur sur le site principal.

Contraintes de ressources internes : Lors des périodes de forte activité pour la partie online, il peut arriver que la recommandation soit de passer avec une agence. Ce que ca veut dire en vrai, c’est que non seulement la création ne sera pas assurée par l’équipe en charge du site principal, mais en plus, le site ne sera pas maintenu, supporté ni réintégré au site principal par cette équipe. Aussi bonne l’agence soit elle, il est toujours difficile de livrer un projet de qualité sans le support de l’équipe en charge du média. L’expression de besoin du demandeur est une chose mais le cadre des possibles et surtout les pistes d’évolution futures sont des éléments clefs qui feront qu’un micro-site sera orphelin et dépassé en 1 semaine ou en 6 mois.

Contraintes technologiques, de sécurité ou légale : Aller ailleurs parce qu’on ne peut pas avoir ce que l’on cherche en interne est souvent une approche saine et constructive. Plus le demandeur est au fait de ce qu’il recherche, plus son expression de besoin sera précise. Pour autant, le demandeur ne doit pas se substituer à l’équipe online, IT ou légale qui sont les seuls vrais experts dans leur domaines. Si l’on ne reçoit pas de feu vert pour faire un jeu concours avec dotation pour les vainqueurs, le faire en externe ne règlera pas le problème, juste les tensions internes. De plus, autant la contribution et le résultat final sont du ressort de l’expression de besoin, autant c’est à l’équipe online et / ou IT de définir les moyens, les outils, les applications pour y parvenir. Il ne s’agit pas que d’une question de compétences, il s’agit de s’inscrire dans une dynamique d’évolution, de performance, de support… trop de facettes pour une une personne dont ce n’ai pas le travail à temps plein.

Au bout du compte

On peut potentiellement faire n’importe quoi avec un micro-site et dans de nombreux cas c’est une excellente chose qui contribue à l’expansion de la marque et non a la dissolution de sa présence en ligne. Pour autant, il est assez difficile de s’assurer de qui fait quoi et les grandes entreprises savent aujourd’hui qu’elles ne savent pas combien de sites elles possèdent.

A moins d’une forte gouvernance et de la mesure de la qualité des campagnes, on aura toujours de grandes chances de voir des sites sans lendemain, avec du contenu périmé et des opportunités manquées pour les petites et grandes marques. Comme le note Brian Morrissey, il y a peu de chances que les agences cessent de recommander la création de micro-sites !

Clients want more of an emphasis on igniting conversation and less on the rich, textured sites that have typically accompanied their campaigns. The goal, as EVB CEO Daniel Stein put it, is to “stop building $1 million microsites that attract [only] 10,000 visitors.”

Advising a client to skip a $200,000 microsite in favour of a free Facebook page or social network built on Ning for $25 per month might be the right move, but it begs the question of whether the agency can make money.

Grégory Raby

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Gestion de projet

Créer un Cahier des Charges et Spécifications Fonctionnelles (ou BRD) pour un site internet

Le Cahier des Spécifications (ou « Business Requirements Document – BRD » en anglais) est un outil très puissant qui vous permettra de valider vos livrables par rapport aux demandes initiales. Le but est d’y articuler très clairement ce qui doit être livré en fin de projet, vu par les commanditaires du projet. Cette étape de formalisation est absolument critique dans ce qui vous permettra de dire si tel ou tel point est atteignable dans le temps / ressources / budget imparti et en définitive, si le projet est un succès ou non.

Il y a de nombreux paramètres à prendre en compte si l’on veut bien faire les choses. La liste variera de projets en projets mais quelques aspects majeurs ressortent au fil des épreuves et c’est d’ailleurs pour cela que l’on pourra retrouver dans la culture Six Sigma (le DMAIC : Define, Measure, Analyze, Improve & Control).

Un cahier des charges, pour faire quoi ?

  • S’aligner avec les clients, équipes impactées et son équipe
  • Jeter les bases de la communication avec un prestataire technologique
  • Alimenter les futures phases du projet
  • Décrire les Cas Typiques d’Utilisation (« Use Cases » en anglais) et préparer le « comment » d’un point de vue technique

On voit bien que le BRD est la base qui permet au projet de se nourrir et surtout de se construire durablement. Pour autant, on reste dans la zone du « quoi » et on n’effleure qu’à peine le « comment ». On distingue un Cahier des Charges et Spécifications Fonctionnelles (BRD, donc) d’un Cahier des Charges et Spécifications Techniques (Product Requierements Document, PRD). Pour reprendre un exemple cité sur le net, imaginons un département événementiel qui souhaite avoir à sa disposition 100 bouteilles de vin par soir lors d’une conférence de 3 jours, le vin devant être porté à 14° : il s’agit du BRD. Le PRD étant l’expression technique du même besoin, à savoir la mise à disposition d’un espace de stockage approprié ayant telle ou telle particularité.

Qui doit créer le BRD ?

On s’en doutera, la liste des auteurs d’un tel document est l’un des ingrédients les plus délicats. D’une part, on veut s’assurer d’avoir une répartition représentative du « business », mais d’un autre côté, on veut s’assurer aussi d’avoir en face de soi des experts opérationnels et autres équipes étant liées à l’ampleur des changements. S’il n’y a pas de recette magique, voilà déjà des pistes:

  • Le noyau dur de votre projet
  • Vos homologues côté Business
  • Les responsables des processus actuels ?
  • Des experts ?
  • Des groupes supports ? (IT / RH / légal / finance)

J’ai mon équipe, c’est bon ?

Que l’on soit prestataire ou interne, le fait d’avoir une équipe de responsables ne signifie malheureusement pas que vous ayez toutes les cartes en main. Pour garder le parallélisme avec la méthodologie Six Sigma, on va commencer par un audit -rapide- de la situation. Idéalement, les informations devront être chiffrées et comparables. Plus vous pourrez réunir d’informations quantifiables sur le « avant », plus il sera simple et flatteur de comparer avec le « après ». Cela peu paraître un peu racoleur, mais dites-vous que votre communication vers votre hiérarchie s’en trouvera facilitée si vous pouvez aligner les « +162% de taux de conversion & -17% de variation de semaine en semaine » au lieu d’un email élogieux venant d’un de vos partenaires.

Pour ceux familiers avec Six Sigma, cette étape de documentation couvre les outils suivants:  AS IS, IS / IS NOT, Fishbone Diagram, 5 Whys et autres du même genre.

Fishbone Diagram

J’ai de tout dans mon cahier de spécifications, comment garder de l’ordre ?

Un BRD n’est juste un défouloir pour le business, bien que cela puisse être un excellent moyen de commencer à récupérer des retours. Les éléments pris en compte doivent répondre -idéalement- au points suivants:

  1. Unilatéral : Chaque point doit adresser une seule demande. La réciproque est fausse.
  2. Complet : Même avec un système de suivi de versions de fichiers, si une définition n’est pas complète, finie, elle n’est pas recevable.
  3. Persistent : Chaque point est intègre et ne vient pas contredire une autre demande faite dans le même document.
  4. Partagé : la requête est partagée, validée par les autres parties.
  5. A jour : la requête est en phase avec les versions pertinentes des applications en question.
  6. Réaliste : la demande doit être en phase avec l’ambition et les ressources du projet.
  7. Limpide : Il faut arriver à donner de la lumière à chaque point. Si quelque chose n’est pas clairement explicité, il le sera officieusement par l’équipe technique. C’est un point qu’il est facile de mettre en avant auprès du business qui voit souvent cette tâche comme un point de pénibilité… mais le sentiment de contrôle est très souvent le plus fort !
  8. Obligatoire : comme abordé dans le point précédent, si une demande n’est pas exprimée mais seulement attendue ou évoquée, c’est un peu comme dire que le projet ne sera pas un succès pour cette raison. Vous avez des ressources pour ce qui n’est pas demandé ?

Comment organiser votre BRD ?

Un Cahier des Charges et Spécifications Fonctionnelles doit être accessible pour ceux qui vont devoir vivre avec au quotidien. Il doit par exemple couvrir les points suivants:

  • But du projet
  • Périmètre
  • Équipes impliquées
  • Résultat des audits (y compris les AS IS, IS / IS NOT, Fishbone, …)
  • Planning général
  • Processus de validation
Créer un Cahier des Charges et Spécifications Fonctionnelles (ou BRD) pour un site internet -

L’exercice étant assez pénible tant qu’on a pas d’exemple sous la main, je vous offre gracieusement un modèle de cahier des charges et des spécifications fonctionnelles. Il est au format Microsoft Word, ce qui devrait convenir au plus grand nombre. Il est également sensé fonctionner sur PC comme sur Mac, mais je n’ai pas testé. Il ne vous reste plus qu’à vous lancer et à remplir furieusement chaque point. Il va de soi que tout n’est pas forcement applicable à votre projet. D’ailleurs, je n’ai pas inclue de vraie grille de demande parce qu’on est dans le cas par cas à ce niveau là. Mon seul conseil c’est qu’Excel est votre ami !

Un dernier conseil ? Pour la route ?

  1. Valider le périmètre: revoir et préciser le périmètre du projet en fonction des demandes. En se basant sur l’ampleur ou la diversité des demandes, certains objectifs auront un impact trop important sur d’autres équipes pour pouvoir être traité dans votre projet. A partir de là, soit vous pouvez entamer une discussion avec le business pour revisiter le périmètre, soit vous acceptez de coacher un autre chef de projet pour qu’il gère une piste pour votre projet. Cela peut paraître flatteur et évident mais attention aux dépendances, si le sous-projet prend du retard ou se fige, votre projet en pâtira.
  2. Définissez les acronymes, les KPIs, assurez-vous de faire circuler un certain niveau de connaissances dans le groupe.
  3. Communiquez très fréquemment sur des bases factuelles. Par exemple, dans le cas d’un site internet, les statistiques hebdomadaires peuvent être une excellente raison d’envoyer un email de rappel à votre liste mais aussi au-delà de vos interlocuteurs habituels pour dire ce qui se passe.

N’hésitez pas à partager vos retours d’expérience. Je me ferai un plaisir de mettre à jour le document ou cet article.

Bons projets
Greg