Microskills: Boostez l’efficacité de vos réunions

La méthodologie Six Sigma apporte énormément de bénéfices aux sociétés qui l’emploie et qui se donnent du mal pour être mieux structurées. Pour autant, on sait bien que l’un des effets collatéraux de LEAN est de tuer la créativité ou du moins de ne pas favoriser un environnement permettant l’innovation. 3M, le créateur du Post-it, est un cas d’école en la matière.

L’un des stigmates de la culture Six Sigma ressort souvent dans le cadre de réunions. Les participants peuvent être réticents à l’idée de partager leur point de vue; on cherche à se structurer, quitte à perdre des points importants qui finiront à chaque fois par ressortir lors d’une pause café en fin de journée.

La vérité est ailleurs

Bon, on ne changera pas le monde mais pour ce qui nous intéresse ici, il va falloir arriver à débrider cette fameuse “créativité”, établir un climat de confiance pour mieux partager les bonnes informations au bon moment. Ça semble ambitieux, mais comme pour toutes choses ambitieuses, la solution se trouve dans une myriade de petites étapes plus simples, plus atteignables et qui portent plus sur le “comment”.

Micro-skills est le terme généralement employé pour décrire l’ensemble de ces techniques. C’est une manière de penser et de communiquer qui vise à libérer plus vite et plus qualitativement des idées généralement mises de côté. Chaque micro-skill est fait de petites étapes qui touchent à différent facteurs comportementaux. Certaines pratiques sont simples à mettre en place, d’autre requièrent un peu plus de pratique.

Icebreakers

Sans doute la session la plus répandue dans les réunions tout type d’équipe et toutes tailles confondues. L’icebreaker consiste simplement à faire un peu oublier leur fonctions aux participants en les invitant à prendre part à une activité toujours un peu décalée. Généralement plus efficace quand l’audience est dans la même salle, des outils de partage d’écran (Microsoft LiveMeeting par exemple) pourront réduire le handicap dans certains cas. J’ai eu l’opportunité dans experimenter un panel assez large allant de l’orchestre de salsa à la classique construction d’un pont (par équipe) en meccanos en passant par les sempiternelles feuilles de papier révélant des faits méconnus à attribuer à chacun.

Quelque soit l’activité, vous aurez toujours quelques intrus ne se prétant pas tellement au jeu sous couvert de trouver ca ridicule. La raison se cache souvent plus dans la peur du regard des autres. Mettez-les en avant subtilement et vous gagnerez des alliés fidèles.

Quelques exemples:

  • Introductions: former des binômes (d’inconnus) qui n’auront que 5 minutes pour se parler. Chaque individu devra présenterl’autre moitie de son binôme en 5 minutes devant le reste des groupes.
  • Définir son environnement: chaque groupe doit lister les principaux critères qui font que leur environnement de travail a un impact positif.
  • Résistance au changement: Proposer une contrainte pour le reste de la journée / à soumettre au reste de l’entreprise et former des petits groupes pour voir comment les équipes facilitent ou bloquent le changement.
  • Construction: chaque groupe devra piocher des briques en plastique d’un seau pour construire une structure tirée au sort. Pour pimenter le jeu, on pourra ajouter une contrainte par groupe au fur et à mesure.

L’apôtre (la PO3)

L’apôtre est clairement l’un de mes favoris. L’idée est de commencer la réunion par un défouloir de 5-10 minutes en capturant les points que les participants s’attendent à discuter. Cela donne énormement d’informations sur l’ambiance, les connexions entre participants et va valider votre agenda de réunion: “Qu’attendez-vous de notre réunion aujourd’hui ?”. Il vous en coûtera juste un paperboard et un marqueur. A vous de savoir organiser ce flot en catégories au fur et à mesure pour ajouter un vrai plus.
N’oubliez pas de valider que vous avez couvert chaque point à la fin de la réunion ou que les points non-couverts seront discutés prochainement.

Cercles de discussion (Talking Circles)

Comme le nom l’indique, cette technique implique de créer des groupes de discussion au sein de votre audience. Cela implique d’avoir au moins une vingtaine de participants. Divisez votre audience en plusieurs groupes homogenes et faites les travailler sur un objectif. A la fin de la session de travail, faites en sorte que les groupes se presentent leur trouvailles. N’oubliez pas d’insister qu’il s’agit d’un exercice exploratoire, et qu’il n’y a pas de bonne au mauvaise réponse. Tous les profils se sentiront impliqués et auront une chance de prendre la parole.

Check-in

Il s’agit de faire un tour de table des participants en allouant à chacun 30 secondes pour se présenter et expliquer ce qu’il attend de la réunion. Bien que se rapprochant de l’apôtre, l’objectif ici n’est pas de créer une liste de points à aborder mais plus de permettre à chacun de s’exprimer devant le groupe, de permettre à des gens qui se connaissent par email de voir la personne qui va avec et enfin de lancer une certaine dynamique.

Check-out

Prévoir 5/10 minutes en fin de réunion pour permettre d’échanger sur ce qui a été discuté. A-t’on été productif pour chaque équipe, pour la compagnie, à titre individuel ? On pourra utiliser le “start / stop / continue” pour ventiler les retours.

Coaching / Deep Dive

Cette approche permet a un individu de prendre le temps de partager avec ses pairs un projet, généralement ambitieux ou recevant beaucoup d’attention. Faire face à une audience d’un niveau plus élevé ou hors contexte permet de rationaliser les étapes du projet et pourquoi pas de renforcer des points survolés par le comité de pilotage ou de direction.

Dans ce cas précis, s’assurer du suivi des points listés pour être certain de la mise en application (ou du rejet).

Voilà tout pour le retour de vacances mais la liste est longue. D’ici à une suite à cet article, quels trucs et astuces utilisez-vous pour rendre vos réunions plus productives ?

Greg

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